Hallo Hafenkasper,
die BV muss nicht im kompletten Wortlaut im Beschluss enthalten sein. Ihr könnt aber die BV als Anlage dazuheften. Aber grundsätzlich schaden ein paar Worte mehr nicht, als wenn ein paar Worte nicht drin sind. 
Die Sitzungsniederschrift muss jedem BRM nach Erstellung zugänglich sein. Manche Gremien verschicken diese daher oder legen sie an einem für alle BRM zugänglichen Ort ab und melden dann nur die Fertigstellung.
Hierzu muss aber jedes Gremium seinen eigenen Weg finden.
Ich persönlich finde jedoch die Verschickung des Protokolls an alle Mitglieder etwas kritisch hinsichtlich der Geheimhaltung, da ich nicht weiß bzw. sicherstellen kann, wer alles Zugriff auf die E-Mails der BRM hat.
Idealerweise sind die Protokoll auch während der Sitzung fertiggestellt. Aber ein späteres Fertigstellen ist auch möglich.
Für die Gültigkeit reicht die Unterschrift des Vorsitzenden und z.B. des Schriftführers. Manche Gremien genehmigen bzw. besprechen die Protokolle auch in der darauffolgenden Sitzung. Dann ist auch sichergestellt, dass das Protokoll erstellt wird.
Gruß Nenya