Auskunftersuchen wer hatte Zugriff auf Personalakten

  • Hallo ihr lieben,

    Mich beschäftigt eine "harte Nummer".

    Lange bevor ich SB war und SBV wurde, hat jemand aus dem Betriebsrat ohne mich zu fragen auf meine Personalakte zugegriffen und meine Krankzeiten ausgewertet. Damals fehlte mir das Wissen, dass der BR das gar nicht durfte. (§ 83 Abs. 1 BetrVG) Das Ganze liegt nun schon viele Jahre zurück. Die betreffende Person ist immernoch im BR.

    Ich will wissen, ob der BR weiterhin auf Personalakten zugegriffen hat. Als SBV darf ich das vermutlich (?) wenn überhaupt nur für meine "Schäfchen" (und für meine Akte) vom AG prüfen lassen. Meine Frage dazu ist: Darf ich als SBV (durch meine Gleichstellung) beim AG überhaupt nachfragen ob und wenn ja, wer aus dem BR auf Personalakten der Schwerbehinderten zugegriffen hat? Und zwar inkl. Namen und Datum? Oder begebe ich mich damit in rechtliche Schwierigkeiten? Darf der AG mir die Auskunft verweigern?

    Welche Aufbewahrungsfrist gilt für die Protokollierung? (Ich vermute 10 Jahre wie bei allen Akten)

    Lieben Gruß
    Claudia

  • Hallo ClaudiaD,

    wir reden jetzt aber nicht über den Zugriff unberechtigter Dritter auf originäre Personalakten, also Personalakten mit allem Zipp und Zapp?

    Ist dieses BRM als Personaler tätig?

    Werden Personalakten in Papierform oder als digitale Akte geführt?

    Gruß
    Kokomiko

  • Hallo Kokomiko

    Zitat von Kokomiko:

    wir reden jetzt aber nicht über den Zugriff unberechtigter Dritter auf originäre Personalakten, also Personalakten mit allem Zipp und Zapp?

    Doch, genau darum geht es. Denn das BRM hat angeblich schon mehrfach (nicht nur bei mir) sich an den Personalakten bedient. Ich habe aktuell aber keine Beweise in der Hand und die mich betreffende Sache liegt 6 Jahre zurück. Deshalb die Frage nach Zugriff-Protokollierung.

    Zitat von Kokomiko:

    Ist dieses BRM als Personaler tätig?

    Nein, das BRM hat Freistellung und war früher mal Sachbearbeitung.

    Zitat von Kokomiko:

    Werden Personalakten in Papierform oder als digitale Akte geführt?

    Heute in digitaler Form. Ob es damals auch schon so war weiß ich nicht 100% genau, aber ich glaube damals war es auch schon SAP HR.

    Lieber Gruß

    Claudia

  • Hallo Claudia,

    stelle zunächst einmal fest, dass hier ganz offensichtlich wichtige Hausaufgaben nicht gemacht wurden.

    Wie kann es angehen, dass unberechtigte Dritte überhaupt auf die digitale Personalakte zugreifen können? Erstens muss der Datenschutzbeauftragte Eures Unternehmens zwingend im Boot gewesen sein, zweitens hätte der BR eine BV "Datenschutz" vereinbaren müssen. Wie sieht es bei Euch diesbezüglich aus?

    Drittens muss eine Interessenvertretung , egal ob SBV oder BR, über Kenntnisse des BDSG verfügen. Da scheinen auch bei Dir Wissenslücken zu bestehen, anders kann ich mir die ein oder andere Frage nicht erklären.

    Was den Zugriff eines BRM auf Personalakten betrifft, sollte Dich dieser Beschluss interessieren: LAG Berlin-Brandenburg, 12.11.2012,  17 TaBV 1318/12

    "Nimmt ein Betriebsratsmitglied in einer Vielzahl von Fällen fortgesetzt unberechtigt Einblick in die elektronisch geführten Personalakten, kann dies zum Ausschluss aus dem Betriebsrat führen."

    Gruß
    Kokomiko

  • Danke für die Infos,

    ich bin natürlich dabei mein Wissen um das BDSG zu vertiefen. In meinen drei SBV Grundkursen war das BDSG nur Randthema. Die Schulung zum Thema Arbeitsrecht kommt erst noch.

    Unser DSB ist wegen Urlaub im Moment nicht greifbar, sonst hätte ich natürlich zuerst ihn gefragt. Inzwischen habe ich erfahren, dass Daten nur teilweise elektronisch gehalten werden, der Rest auf Papier. Welche das sind muss ich noch herausfinden. Das macht es natürlich nicht viel besser, insbesondere da es hierzu noch keine BV gibt. Gleichzeitig wird dadurch klar, dass ich Protokollierung kaum vorfinden werde.

    Ich kann leider nicht sagen, wie das BRM damals an meine Daten gelangte und es wird sich wohl nicht mehr klären lassen. Aber ich könnte, falls rechtlich unbedenklich, prüfen lassen ob es Zugriffe auf die Daten der SB gab.

    Lieber Gruß
    Claudia

  • Wobei die wichtigere Aufgabe vermutlich wäre, einen solchen unberechtigten Datenzugriif jetzt und für die Zukunft zu verhindern. Die Liste der derzeit Zugriffsberechtigten auf das HR-Modul sollte ja problemlos zu beschaffen sein. Dann kannst Du ja schonmal gucken, wer da Deiner Meinung nach nicht drauf gehört...

  • Hallo Petrus,

    diese Liste habe ich eingefordert. Die Frage ist dabei: Darf ein BRM das kein Personaler ist, einen Zugang zum SAP HR haben? Immerhin darf der BR unter Zustimmung des Kollegen auf die Daten zugreifen. Also muss auch ein Account vorliegen.

    Zugriff hat ansonsten nur eine einzelne Person der obersten Führungsebene aus jedem Unternehmensbereich, sowie die Personalabteilung. Mir wurde auch gesagt, dass es keine Protokollierung über Zugriffe auf die Zeitwirtschaft gäbe. Die Daten aus der Zeitwirtschaft werden monatlich ins SAP System gekippt.

    Inzwischen zeigt sich die PA immer mehr reserviert.


    Lieber Gruß

    Claudia

  • Zitat von ClaudiaD:

    Die Frage ist dabei: Darf ein BRM das kein Personaler ist, einen Zugang zum SAP HR haben? Immerhin darf der BR unter Zustimmung des Kollegen auf die Daten zugreifen. Also muss auch ein Account vorliegen.

    Hallo Claudia,

    IMO darf ein BR, der kein Personaler ist, keinen Zugriff auf die Daten haben.

    Das Recht auf Einsicht in die Personalakte hat der MA, er darf ein BR-Mitglied hinzuziehen, aber mir ist nicht bewusst, dass ein MA dem BR die Erlaubnis geben kann, in seine Akte Einsicht zu nehmen. Bei Einsicht in die Personalakte durch den AN wird diese Einsicht wohl mittels der Berechtigung eines Personalers durchgeführt, folglich benötigt der BR in keinem Fall einen extra Zugang.

    Gruss,
    Togego

  • Team-ifb

    Hat das Thema geschlossen.