Verbleib von Abmahnungen in der Personalakte

  • Mahlzeit Leutz,
    kann mir jemand verraten, wie lange Abmahnungen in der Personalakte verbleiben?

    Müssen die nach einer bestimmten Zeit gelöscht werden, oder können die auch ewig dort verbleiben und sind lediglich nicht mehr rechtswirksam?

    Oder muss man die Löschung extra beantragen?

    Dank im Vorraus. :oops:
    Bassi

  • Gültigkeitsdauer einer Abmahnung

    Je länger eine Abmahnung in der Personalakte verweilt, desto schwächer wird sie. Das BAG geht davon aus, dass keine pauschalen Fristen festgelegt werden können, da es immer auf die Umstände des Einzelfalls ankomme (BAG, 18.11.1986, 7 AZR 674/84).
    In der Praxis geht man davon aus, dass Abmahnungen nach 2 Jahren entfernt werden können, wenn kein ähnlicher oder nach gewissem Zeitablauf gleicher Fall eingetreten ist. Der Arbeitnehmer sollte von der Entfernung unterrichtet werden.

    Ggf.sollte der Arbeitnehmer nach 2 Jahren die Entfernung der Abmahnung verlangen.

  • Hi. Also der AN hat ein Anspruch auf Entfernung einer unbegründeten Abmahnung. Das sezt voraus, dass die Abmahnung unbegründet oder unverhältnismäßig war. Ein entsprechender Antrag ist, sofern der Ag der Forderung des AG nicht nachkommt, beim Amtsgericht zu stellen. Eine Abmahnung kann durch Zeitablauf wirkungslos sein. Es gibt jedoch keine Regelfristen dafür, wann sie zu löschen und aus der P-akte zu entfernen ist. Ich habe noch was im Sinn mit 3 Jahren Frist. Bin mir aber bei der Frist nicht sicher.
    Der AN hat jederzeit einsicht in seine Akte und kann sich Kopien machen. Ein BR Mitglied kann bei der Einsicht hinzugezogen werden der muß Stillschweigen über den Inhalt bewahren.

    Gruß, Raschauer

  • Rolfo hat Recht.
    Zu Abmahnungen gibt es nur Rechtsprechnung. Abmahnungen sind, historisch betrachtet, ohnehin eine bloß Kreation von Richtern, deshalb sind die in keinem Gesetz verankert.
    Die Richter wollten meist einen Nachweis, dass der AN vom AG auf sein Fehlverhalten mit allen Konsequenzen des Tuns aufgeklärt wurde. So entstand dann die Abmahnung

    Es ist gemäß Rechtsprechung tatsächlich so, dass die Abmahnung eine "angemessene Zeit" in der Personalakte aufbewahrt werden kann, bevor der AN dessen Löschung verlangen darf.
    Die "zwei Jahre" haben sich flächig in den Köpfen festgesetzt, es kann aber auch schneller gehen. Oder im Einzelfall auch länger dauern. Bei unserem Schwesterunternehmen soll eine Abmahnung wegen Tätlichkeit (Ohrfeige für den Vorgesetzten) seit bereits etwas über 4 Jahren in einer P-Akte liegen und der Arbeitgeber weigert sich, die aus der Akte zu entfernen. Bei einem Fall bei uns konnten wir durchsetzen, das die wegen internem Abteilungswechsel bereits nach 1,5 Monaten eine Abmahnung wieder entfernt wurde

    Es ist aber auch so, dass eine Abmahnung nicht automatisch aus der P-Akte entfernt werden muss. Meist machen die AG das schon deshalb nicht, weil die sich den Vorgang auf Wiedervorlage legen müssten, etc. Also für den AG nur Arbeit ohne erkennbaren Vorteil. Im wesentlichen spielt eine Abmahnung eh nur für die Kündigung eine echte Rolle. In dem Fall prüft das Gericht dann ohnehin, ob die Abmahnung noch wirksam ist oder jemals war.
    Deshalb muss der AN von sich aus tätig werden und die Entfernung der Abmahnung verlangen.

    Es kann aber bei Zeugnissen zu Problemen kommen, denn für die Ausstellung von Zeugnissen darf der gesamte Inhalt der P-Akte herangezogen werden.

    Tip am Rande: wenn man eine Abmahnung sicher wieder los sein will, immer das Original aushändigen lassen und nach einiger Zeit (z.B. 2-3 Monate) Die P-Akte einsehen. Es gibt pfiffige Personaler, die machen von allem eine Kopie :)
    Und auch klären, was mit den elektronischen oder Bildarchiven ist (Microfiche, eingescannte und digitalisierte Akten und so weiter).

    Und das mit der Gegendarstellung:
    Tja, da gibt es zwei Lager.
    Die einen sagen, in jedem Fall eine gegendarstellung beifügen.
    Ich tendiere eher zum anderen Lager, die diesbezüglich nichts hinzufügen.
    Ich glaube, dass eine Abmahung nur im Kündigungsfall eine Rolle spielt (das mit dem Zeugnis betrachte ich dabei erstmal nicht).
    Sollte es also zum ärgsten kommen, muss der AG beweisen, das die Abmahnung Bestand hat und hatte. Füge ich eine Gegendarstellung hinzu, wird der AG akribische Beweissicherung betreiben um meine Gegendarstellung auszuhebeln.
    Betreibe ich aber (zugegeben einseitige :-)) Beweisführung für meine Unterlagen steht der AG im Prozess vielleicht einiges schwächer da.

    Bevor Gerüchte aufkommen: meine einzige Abmahnung in über 20 Jahren Berufsleben habe ich als BR bekommen, nicht als Mitarbeiter.
    Ich gehöre also zum exklusiven Klub der nachweislich renitenten BRs :D :twisted:

  • Hallo zusammen,

    noch ein kleiner Gesichtspunkt von mir: bei uns gibt's eine BV, in der geregelt ist, dass Abmahnungen nach 2 Jahren aus der Personalakte zu entfernen sind.
    Selbst wenn die Personalabteilung diese nicht nach der Zeit entfernt hat (Problem der Bürokratie), dann haben sie nach meiner Auffassung auch bei einem Kündigungprozess keinen Bestand mehr.

    Gruß/heelium

  • Hallo Zusammen,

    das LAG Hamm hat einmal die vielzitierte 2-Jahresfrist herbeigeurteilt (2 Sa 320/86), diese wurde jedoch meines Wissens nach nie vom BAG bestätigt.
    Ansonsten findet man im Internet noch diese interessante Variante:

    Es gibt keine gesetzliche Regelung, die vorschreibt, wie lange Sie als Arbeitgeber die Dokumente in der Personalakte aufzubewahren haben. Maßgebend bei dieser Frage ist daher die Schwere des Fehlverhaltens. In der Regel werden Abmahnungen nach 2 Jahren aus der Personalakte entfernt, sofern sich der Mitarbeiter seitdem korrekt verhalten hat. Bei schweren Verfehlungen, die auch eine fristlose Kündigung gerechtfertigt hätten, sollten die Unterlagen 5 bis 6 Jahre in der Personalakte verbleiben.

    Grüße
    FrankF

  • Hallo zusammen,

    ich hatte auch immer eine 2 Jahresfrist im Kopf, doch es ist leider so, das es für Abmahnung keine festen Fristen gibt. Bei uns bleiben Abmahnungen bis zu 5 Jahre in der Personalakte und auf eine Betriebsvereinbarung läßt sich unser Arbeitergeber noch nicht ein.

    Gruß Sammy

  • Hallo zusammen,

    noch eine Ergänzung:
    Das LAG Nürnberg hat entschieden, dass eine Abmahnung zeitnah erfolgen muss. -> Lässt sich der AG ein halbes Jahr Zeit, dann geht sie ins Leere.

    LAG Nürnberg 6 Sa 367/05

  • Hallo
    Da eine Abmahnung nur einen erzieherischen Zweck dienen soll,ist eine Verweildauer nie festgelegt.Wenn Du nachweisen kannst,das du dein Verhalten positiv aus AG Sicht geändert hast,spicht nichts gegen ein Entfrnung aus der Personalakte.Eine weitere Begründung auf zeitige Entfernung ist,der Nachteil gegenüber anderen Kollegen,wenn zum Beispiel eine Stellenausschreibung stattfindet,und Du noch immer die Abmahnung von vor 2Jahren in deiner Personalakte hast,obwohl die Angelegenheit lange ausgestanden ist.
    Fakt ist:Ist durch die Abmahnung Einsicht entstanden,spricht nichts gegen eine Entfernung.

  • Hallo Havanna,

    Zitat

    Da eine Abmahnung nur einen erzieherischen Zweck dienen soll

    Dieses sehe ich mit gemischten Gefühlen. Die Qualität einer Abmahnung hängt im wesentlichen von den angedrohten Konsequenzen ab.

    In vielen Fällen werden dem AN "nur" pauschal arbeitsrechtliche Konsequenzen angedroht. Hier wäre in der Tat die reine Rüge- und Mahnfunktion erfüllt, da eine solche Abmahnung bzgl. einer Beendigungskündigung nicht ausreichend ist.

    Spricht der AG die Abmahnung allerdings im Sinne der "Vorstufe zur Beendigungskündigung" aus, muss er diese Konsequenz auch klipp und klar benennen. Erhalte ich als AN eine solche Abmahnung, geht diese über die Rügefunktion weit hinaus.

    Gruß Fayence

  • Hallo Havanna,
    ne, komme ich nicht.

    Wir hatten vor 3 Tagen nur zu diesem Thema eine interne Fortbildung mit unserem BR-Juristen. Dieser hat uns noch einmal ganz deutlich auf die von mir beschriebenen Unterschiede in der Formulierung einer Abmahnung hingewiesen.
    Wird als Konsequenz eine mögliche Kündigung nicht ausdrücklich erwähnt, entspricht eine Abmahnung inhaltlich im Prinzip einer Ermahnung. Nur dass die Überschrift schärfer formuliert ist.

    So besser?

  • Team-ifb

    Hat das Thema geschlossen.