Inhalte einer Personalakte

  • Hallo zusammen,


    bekanntlich gibt es keine Verpflichtung für einen AG, dass er eine Personakte führen muss. Auch was dort hinein gehört ist nicht offiziell geregelt. Dennoch folgendes Szenario:


    Ein AN wurde gekündigt und wünscht Einsicht in seine Personalakte. Der AG liefert etwas (also gibt es eine Akte). Der AN findet in der Akte keinerlei Dokument rund um die Kündigung (z.B. keine Abmahnung, keine Kündigung, keine Freistellung, keinen Hinweis auf eine KündSchKlage, etc.).


    Nun die Frage:

    Darf/muss der AN davon ausgehen, dass der AG nicht die vollständige Akte herausgegeben hat, und diese deshalb noch einmal vollständig verlangen?

    Oder/Und: Könnte der AN ggü. dem AG verlangen, die Personalakte um alle relavanten Dokumente zu erweitern?


    PS: Auf die Idee, einfach eine ganzheitliche Auskunft nach §15 DSGVO zu starten sind wir natürlich auch schon gekommen ;-). Dennoch finde ich die obenstehenden Fragen interessant.


    Danke vorab für Eure Meinung. Sonnige Grüße.

  • Ein AN wurde gekündigt und wünscht Einsicht in seine Personalakte. Der AG liefert etwas (also gibt es eine Akte). Der AN findet in der Akte keinerlei Dokument rund um die Kündigung (z.B. keine Abmahnung, keine Kündigung, keine Freistellung, keinen Hinweis auf eine KündSchKlage, etc.).

    wenn der AG gekündigt hat muss er ggf. auch den Nachweis führen.

    Wenn der Kündigung vorherige Abmahnungen zu Grunde liegen, da muss der AG dieses ebenfalls nachweisen falls es dazu einen Kündigungsschutzprozess geben sollte.


    diesem AN würde ich empfehlen sich anwaltlich beraten zu lassen um ggf. innerhalb der 3 Wochenfrist einen Kündigungsschutzklage einzureichen.


    Oder/Und: Könnte der AN ggü. dem AG verlangen, die Personalakte um alle relavanten Dokumente zu erweitern?

    warum sollte der AN den AG auf mögliche formale Fehler hinweisen?

    das ja nur ihm selbst Schaden und dem AG helfen.

    Die Scheu vor der Verantwortung ist eine Krankheit unserer Zeit, denn Macht ohne Verantwortung ist wie ein Feuer außer Kontrolle.


  • Es gibt eine m.W. recht umfangreiche und klare rechtliche Quellenlage zum Thema Personalakte.


    Als AN hat man Einblick in alle Unterlagen, die der AG im Rahmen des Arbeitsverhältnisses führt. Diese müssen nicht zwingend physisch an einem Ort sein, jedoch muss in der Hauptakte klar nachvollziehbar sein, wo welche weiteren Unterlagen sich befinden und einsehbar sind.


    Hier wurde offensichtlich nicht die ganze Akte einsehbar gemacht, wenn Unterlagen fehlen, von denen man als AN weiß. Wenn ich recht verstehe, gab es Abmahnungen (die aber nach einer gewissen Zeit auch aus der Akte genommen werden können bzw müssen), es muss ein Kündigungsschreiben geben, ein Schreiben zur Freistellung usw.

    Darf/muss der AN davon ausgehen, dass der AG nicht die vollständige Akte herausgegeben hat, und diese deshalb noch einmal vollständig verlangen?

    So ist es. Ggf verfolgt man das auch gerichtlich.


    Wobei kein Anspruch auf Herausgabe besteht, nur auf Einsicht. (Kleine Korinthenkackerei am Rande)


    Randolf , Du wirfst mal wieder diverse Sachverhalte durcheinander. Die Einsicht in die Personalakte hat nichts mit den Beweispflichten in einem Kündigungsschutzprozess zu tun.


    Dass der AG das nicht einsehbar gemacht hat, heisst ja auch gar nicht, dass er die Unterlagen nicht hat.

    "Wenn Arbeit etwas schönes und erfreuliches wäre, hätten die Reichen sie nicht den Armen überlassen." (Paul Lafargue)

    2 Mal editiert, zuletzt von Pfried () aus folgendem Grund: Ein Beitrag von Fried mit diesem Beitrag zusammengefügt.

  • Hallo,


    bekanntlich gibt es keine Verpflichtung für einen AG, dass er eine Personakte führen muss.

    nur theoretisch richtig. Der AG hat eine Fülle von Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten rund um Begründung, Bestand und beendigung des Arbeitsverhältnisses. Das sind alles "Personalakten" (man beachte den Plural) zB im Sinne des § 83 Abs. 1Satz 1 BetrVG (ErfK, Kania, § 83 BetrVG Rn 2).


    Auch was dort hinein gehört ist nicht offiziell geregelt.

    Ist das BAG für Dich "inoffiziell"? Guckst Du BAG vom 19.07.2012, 2 AZR 782/11 und dort die Rn 18:

    2 AZR 782/11 - Das Bundesarbeitsgericht


    Anwaltliche Beratung ist hier natürlich der richtige Rat.


    Wenn der AN vollständigen Einblick in seine Akte verlangt hat und der AG diese nur unvollständig gewährt hat, dann schießt sich der AG damit im Konfliktfall selbst ins Knie, weil dann die verschwiegenen Bestandteile der Akte idR nicht oder nur eingeschränkt verwertbar sind.

  • Der AG hat eine Fülle von Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten rund um Begründung, Bestand und beendigung des Arbeitsverhältnisses. Das sind alles "Personalakten" (man beachte den Plural) zB im Sinne des § 83 Abs. 1Satz 1 BetrVG (ErfK, Kania, § 83 BetrVG Rn 2).

    Das wollte ich auch noch anmerken, da hast Du mir das Wort aus dem Mund genommen. Faktisch muss der AG Personakten führen.


    Personalakten sind eine Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse eines Mitarbeiters betreffen und in einem inneren Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis stehen. Sie sollen ein möglichst vollständiges, wahrheitsgemäßes und sorgfältiges Bild über diese Verhältnisse geben.


    Hier allerdings wage ich den Widerspruch:

    Wenn der AN vollständigen Einblick in seine Akte verlangt hat und der AG diese nur unvollständig gewährt hat, dann schießt sich der AG damit im Konfliktfall selbst ins Knie, weil dann die verschwiegenen Bestandteile der Akte idR nicht oder nur eingeschränkt verwertbar sind.

    Warum sollte z.B. eine Abmahnung, bzgl derer der AG darlegen bzw beweisen kann, dass sie dem/der AN zugegangen ist, in einem Kündigungsschutzprozess einem Beweisverwertungsverbot unterliegen, weil der AG sie in einer Nebenakte aufbewahrt, die er dem/der AN vorenthalten hat? Das wäre mir neu.

    "Wenn Arbeit etwas schönes und erfreuliches wäre, hätten die Reichen sie nicht den Armen überlassen." (Paul Lafargue)

  • Wobei kein Anspruch auf Herausgabe besteht, nur auf Einsicht. (Kleine Korinthenkackerei am Rande)

    Messerscharf richtig!


    Ist das BAG für Dich "inoffiziell"? Guckst Du BAG vom 19.07.2012, 2 AZR 782/11 und dort die Rn 18:

    2 AZR 782/11 - Das Bundesarbeitsgericht

    Danke. Die Recht auf Entfernen ist soweit bekannt und richtig. Mir gings eher um die andere Richtung (rein-Pflicht statt raus-Pflicht).

    Wenn der AN vollständigen Einblick in seine Akte verlangt hat und der AG diese nur unvollständig gewährt hat, dann schießt sich der AG damit im Konfliktfall selbst ins Knie, weil dann die verschwiegenen Bestandteile der Akte idR nicht oder nur eingeschränkt verwertbar sind.

    Ja, in dieser Richtung bin ich gedanklich auch unterwegs. danke

    "Personalakten" (man beachte den Plural)

    guter Hinweis! danke

  • Warum sollte z.B. eine Abmahnung, bzgl derer der AG darlegen bzw beweisen kann, dass sie dem AN zugegangen ist, in einem Kündigungsschutzprozess einem Beweisverwertungsverbot unterliegen, weil der AG sie in einer Nebenakte aufbewahrt, die er dem AN vorenthalten hat?

    Weil ich mir als MA beim durchblättern meine Akte dann denke: Aha, die Abmahnungen, die ich anno dunnemals bekommen habe, sind inzwischen aus der Akte entfernt. Hat der alte Erbsenzähler also selber eingesehen, dass die Firma nicht untergeht wenn ich mal ein Stündchen später komme. Oder sie sind verjährt und ich kann jetzt wieder morgens in Ruhe meine Zeitung lesen... 8o

    Für einen Betriebsrat gilt: Lobt dich der Gegner, ist das bedenklich. Schimpft er, dann bist du in der Regel auf dem richtigen Weg. (August Bebel)

  • Der Mann mit der Ledertasche , das ist tatsächlich sehr nachvollziehbar - ich sehe dann zwar kein Beweisverwertungsverbot, aber im Prozess ein potentielles Darlegungsproblem des AG. Wenn man als AN wg des Nichtvorhandenseins in der Akte davon ausgehen muss, dass eine Abmahnung entfernt ist, dann kann der AG sie nicht mehr als Begründung nutzen.


    Aber das würde ich hier als nicht relevant ansehen.

    "Wenn Arbeit etwas schönes und erfreuliches wäre, hätten die Reichen sie nicht den Armen überlassen." (Paul Lafargue)

    2 Mal editiert, zuletzt von Pfried () aus folgendem Grund: Ein Beitrag von Fried mit diesem Beitrag zusammengefügt.

  • Hallo Pfried,


    insbesondere bei für den AN nachteiligen Bestandteilen der Personalakte ist ja der AG in der Beweispflicht.

    Und mE wird jeder Anwalt raten, bei Dingen, die der AG noch "aus dem Ärmel schüttelt", ohne daß der AN diese bei vorheriger Einsichtnahme entdecken konnte, erst mal mit Nichtwissen und/oder inhaltlichen Fehlern zu argumentieren. Und dann wird der Richter dem AG-Vertreter seeeehr tief in die Augen schauen und ihn fragen, wie er denn zB eine angebliche Schlechtleistung, die 4 Jahre her ist, zu beweisen gedenkt

  • Natürlich ist der AG ggf in der Beweispflicht, und dazu wird er Unterlagen brauchen. Er darf die aber m.E. grundsätzlich verwenden, auch wenn er sie nicht einsehen hat lassen.


    lynxmuc , magst Du konkreter werden. Um welche Unterlagen geht es, waren sie kündigungsrelevant? Da Ihr der BR seid und zur Kündigung angehört wurdet, kennt Ihr diese Unterlagen, sofern sie kündigungsrelelevant sind?

    "Wenn Arbeit etwas schönes und erfreuliches wäre, hätten die Reichen sie nicht den Armen überlassen." (Paul Lafargue)

  • lynxmuc , magst Du konkreter werden. Um welche Unterlagen geht es, waren sie kündigungsrelevant? Da Ihr der BR seid und zur Kündigung angehört wurdet, kennt Ihr diese Unterlagen, sofern sie kündigungsrelelevant sind?

    Pfried : Leider nein. Wir haben noch immer keinen BR. Mir ist bewusst, dass ich Euch dazu noch mehrere Updates schuldig bin. Werde ich zur gegebenen Zeit tun. Ich möchte zunächst vermeiden mich hier "auszuheulen". Nur soviel: Wir bekommen leider das "volle Programm" ab. Es hagelt Kündigungen, ordentlich wie fristlos und gerne auch beides. Aber da müssen wir durch. Wir wehren uns nun erstmal mit Gegenklagen und Kündigungschutz. Es hilft schon sehr, wenn ihr mir ab und zu auf meine Fragen antwortet. Danke dafür.

  • Wir haben noch immer keinen BR.

    Ach f*ck... ;(


    Aber trotzdem vllt nicht unwichtig:

    Um welche Unterlagen geht es, waren sie kündigungsrelevant?

    "Wenn Arbeit etwas schönes und erfreuliches wäre, hätten die Reichen sie nicht den Armen überlassen." (Paul Lafargue)

    Einmal editiert, zuletzt von Pfried () aus folgendem Grund: Ein Beitrag von Fried mit diesem Beitrag zusammengefügt.

  • Um welche Unterlagen geht es, waren sie kündigungsrelevant?

    Na wenn in den Akten nichts zu den (sehr umfangreichen und "blutigen") Kündigungsprozessen drin ist, sollte das hoffentlich zumindest den Richter stutzig machen.

    Zudem wäre es natürlich toll, wenn Unterlagen auftauchen würden in denen interne Diskussionen des AG zum wirklichen Kündigungsprozess auftauchen würden (ja, das ist ein naiver Wunsch...).


    Wenn ich darf, noch etwas anderes (eigentlich eine Frage für den RAnwalt - aber falls jemand eine Meinung hat, freue ich mich):

    In Arbeitsverträgen gibt es die typische Klausel, dass der AN am Ende alle Gegenstände und Unterlagen des AG herausgeben muss. Ein Zurückbehaltungsrecht ist dabei immer ausgeschlossen. Was wir uns gerade fragen: Gehören unsere vollständig vorbereiteten (und damit sehr umfangreichen) Unterlagen zur BR-Wahl auch dazu? Das wäre natürlich ein super-Gau.

    2 Mal editiert, zuletzt von lynxmuc () aus folgendem Grund: Ein Beitrag von lynxmuc mit diesem Beitrag zusammengefügt.

  • Na wenn in den Akten nichts zu den (sehr umfangreichen und "blutigen") Kündigungsprozessen drin ist, sollte das hoffentlich zumindest den Richter stutzig machen.

    Ich sehe nicht, warum Prozessdetails in Personalakten stehen müssten.

    Zudem wäre es natürlich toll, wenn Unterlagen auftauchen würden in denen interne Diskussionen des AG zum wirklichen Kündigungsprozess auftauchen würden (ja, das ist ein naiver Wunsch...)

    Das muss ebenfalls kein Teil von Personalakten sein, und ein AG wäre - mit Verlaub - auch komplett ins Hirn geschissen, wenn er das dort aufnähme.


    Bzgl der Akten des WV hat albarracin vollkommen recht.

    "Wenn Arbeit etwas schönes und erfreuliches wäre, hätten die Reichen sie nicht den Armen überlassen." (Paul Lafargue)

  • Man darf aber (mit Einschränkungen) eine Kopie machen, z.B. abfotografieren, oder ein Notebook mit mobilen Scanner.

    Kopien darf man ohne Einschränkungen anfertigen.

    "Wenn Arbeit etwas schönes und erfreuliches wäre, hätten die Reichen sie nicht den Armen überlassen." (Paul Lafargue)

  • Nicht wenn Rechte Dritter tangiert werden.

    Wenn der Ausnahmefall zutreffen sollte, dass Personalakten schützenswerte Daten Dritter beinhalten (z.B. Namen von Hinweisgeber:innen unter Zusicherung von Anonymität), dann hat der AG diesen Schutz auch ggü dem/der Einsicht nehmenden AN zu gewährleusten, dann müssten diese Stellen entweder vom AG vor der Nahme zu den Akten, spätestens aber vor der Einsichtnahme geschwärzt worden sein.


    Die Akten selber dürfen vollständig kopiert werden. (Nach m.W. gängiger Ansicht ist bei einem Auskunftsbegehren nach DSGVO sogar die Aushändigung durch den AG erstreitbar)


    Interessant dazu dieses Urteil.

    "Wenn Arbeit etwas schönes und erfreuliches wäre, hätten die Reichen sie nicht den Armen überlassen." (Paul Lafargue)

    2 Mal editiert, zuletzt von Pfried () aus folgendem Grund: Ein Beitrag von Fried mit diesem Beitrag zusammengefügt.