Datenschutz oder keiner?

  • Hallo,


    in unserer Firma wird Datenschutz groß geschrieben (vllt. sogar zu groß). Wir haben jährlich Pflichtschulungen u. a. zum Thema "Geschäftsgeheimnis". Wir haben nun verschiedene Kategorien zu beachten. Also z. B. für internen Gebrauch, persönlich usw.


    Nun kommt heute nach 4 Monaten endlich der Betriebsausweis für unseren neuen Kollegen an mit einem Unterschriftsblatt. Auf diesem Blatt stehen Name, Vorname, Geb.-Datum, Anschrift u.ä. Ganz oben stand "persönlich/vertraulich". Verpackt war beides in einer einfachen Klarsichthülle. Da wir ja Außenstelle sind, haben wir keine direkte Postzustellung, sondern irgendwann nimmt es mal irgendjemand mit, der mal dienstlich zu uns kommt. Ansonsten liegt die Post auch gern mal 4 Wochen im Sekretariat der Hauptzentrale rum und für viele MA sichtbar und zugänglich. Leider sieht sich die Sekretärin nicht in der Pflicht, zumindest mal Bescheid zu sagen, wenn solche Post für uns da ist.


    Kurze Frage: Sollte derartige Post nicht in einen verschließbaren Umschlag an den MA direkt gehen? Vor allem, das kam ja sogar von der Personalstelle. Müssten die es nicht am besten wissen?

    ~~~ Alle sagten: Das geht nicht! Dann kam einer, der wusste das nicht und hat es einfach gemacht. ~~~

    ~~~ Eine Lösung hätte ich - mir fehlt nur das passende Problem. ~~~

  • Die Poststelle befördert nur Post. Für Aspekte wie Datenschutz ist der Versender zuständig.

    Bevor wir einfache oder komplizierte Gesetzen/Verordnungen erlassen sollten wir es vielleicht mit etwas einfachen wie Hochdeutsch versuchen :)

  • Der wichtige Satz ist "irgendwann nimmt es mal irgendjemand mit". Es kann also jeder beliebige Mitarbeiter sein. Da vermutlich nicht jeder Mitarbeiter in der Personalabteilung tätig ist ;) , ist dieses Vorgehen nicht ok.


    Ihr solltet dazu ein entsprechendes Gespräch führen, einen besseren Prozes fordern, und das alles dokumentieren.

  • Es sind tatsächlich immer x-beliebige MA, die unsere Post mitbringen. Das geht von Handwerkern, Teamleitern bis hin zu Ingenieuren. Oft auch von anderen Abteilungen.


    Dann werde ich das Thema mal ansprechen. Danke für Eure Einschätzungen!

    ~~~ Alle sagten: Das geht nicht! Dann kam einer, der wusste das nicht und hat es einfach gemacht. ~~~

    ~~~ Eine Lösung hätte ich - mir fehlt nur das passende Problem. ~~~

  • steht da immer nur eine Person drauf oder ist das eine "Unterschriften-Sammelliste" auf der auch mal mehrere Person draufstehen?

    Die Scheu vor der Verantwortung ist eine Krankheit unserer Zeit, denn Macht ohne Verantwortung ist wie ein Feuer außer Kontrolle.


  • steht da immer nur eine Person drauf oder ist das eine "Unterschriften-Sammelliste" auf der auch mal mehrere Person draufstehen?

    Ist schon beantwortet:

    Nun kommt (...) der Betriebsausweis für unseren neuen Kollegen an mit einem Unterschriftsblatt. Auf diesem Blatt stehen Name, Vorname, Geb.-Datum, Anschrift u.ä. Ganz oben stand "persönlich/vertraulich". Verpackt war beides in einer einfachen Klarsichthülle.

    Es werden schützenswerte persönliche Daten offen präsentiert. Nichts anderes ist relevant.


    Was noch "interessant" sein könnte: Welche Daten finden sich denn auf dem

    Betriebsausweis

    und was kann/muss man mit diesem machen?

    "Wenn Arbeit etwas schönes und erfreuliches wäre, hätten die Reichen sie nicht den Armen überlassen." (Paul Lafargue)

    Einmal editiert, zuletzt von Pfried () aus folgendem Grund: Ein Beitrag von Fried mit diesem Beitrag zusammengefügt.

  • Ist schon beantwortet:

    nö, weil die Frage allgemein war und nicht nur auf diesen speziellen Fall bezogen.


    So ein Unterschriftenbogen wird ja häufig in Unternehmen auch bei mehreren Personen verwendet --> was ist also wenn mehr als eine Person

    endlich der Betriebsausweis für unseren neuen Kollegen an mit einem Unterschriftsblatt. Auf diesem Blatt stehen Name, Vorname, Geb.-Datum, Anschrift u.ä.

    bekommt?

    Bekommt dann auch jeder einzelne ein Unterschriftenblatt oder ist das dann eine "Sammelliste" auf der alle stehen.


    Das scheint ja bei Lilex eine wiederkehrende Prozedur zu sein.

    Die Scheu vor der Verantwortung ist eine Krankheit unserer Zeit, denn Macht ohne Verantwortung ist wie ein Feuer außer Kontrolle.


  • Also, der Bogen ist immer nur für jeweils 1 MA. Und auf dem Ausweis ist z.B. ein Chip, den man aufladen kann, um damit in einigen firmeneigenen Katinen zu bezahlen. Oder dass man sich am Drucker/Kopierer/Scanner persönlich anmelden kann/muss.

    ~~~ Alle sagten: Das geht nicht! Dann kam einer, der wusste das nicht und hat es einfach gemacht. ~~~

    ~~~ Eine Lösung hätte ich - mir fehlt nur das passende Problem. ~~~

  • Und auf dem Ausweis ist z.B. ein Chip, den man aufladen kann, um damit in einigen firmeneigenen Katinen zu bezahlen. Oder dass man sich am Drucker/Kopierer/Scanner persönlich anmelden kann/muss.

    Ich finde es: Unfassbar! Dass so etwas erst

    nach 4 Monaten

    auf undurchsichtigen Wegen und ohne Beachtung des Datenschutzes ankommt. Ihr habt da m.E. einige strukturelle Probleme, die man angehen sollte.


    Ihr habt da m.E. einige strukturelle Probleme, die man angehen sollte.

    Der BR hat hier m.E. Mitbestimmung hat nach § 87 (1) Nr 1, 6 und 8 BetrVG.

    "Wenn Arbeit etwas schönes und erfreuliches wäre, hätten die Reichen sie nicht den Armen überlassen." (Paul Lafargue)

    2 Mal editiert, zuletzt von Pfried () aus folgendem Grund: Ein Beitrag von Fried mit diesem Beitrag zusammengefügt.

  • Also, der Bogen ist immer nur für jeweils 1 MA. Und auf dem Ausweis ist z.B. ein Chip, den man aufladen kann, um damit in einigen firmeneigenen Katinen zu bezahlen. Oder dass man sich am Drucker/Kopierer/Scanner persönlich anmelden kann/muss.

    Ist der Chip bzw. der Ausweis schon scharf geschaltet bevor er beim Mitarbeiter ankommt?
    Oder wird der erst nach dem Eintreffen beim Mitarbeiter aktiviert und damit scharf geschaltet?

    Bevor wir einfache oder komplizierte Gesetzen/Verordnungen erlassen sollten wir es vielleicht mit etwas einfachen wie Hochdeutsch versuchen :)

  • Ist der Chip bzw. der Ausweis schon scharf geschaltet bevor er beim Mitarbeiter ankommt?
    Oder wird der erst nach dem Eintreffen beim Mitarbeiter aktiviert und damit scharf geschaltet?

    Der kommt scharfgeschaltet beim MA an, damit er sozusagen gleich loslegen kann.


    Ich hatte jetzt unsere HR-Abteilung um Prüfung des Datenschutzes gebeten. Dies hatte mir der BR empfohlen, als ich den BR um Prüfung bat. Ich solle es als Assistenz am besten selber anfragen.


    Antwort HR am 25.04.24:

    "Ich versende die Ausweise immer in einem blickdichtem Umschlag. Die Ausgabebescheinigungen werden mit dem entsprechendem Verweis per Mail an die Assistenzen versandt, mit der Bitte diese digital zu unterschreiben zu lassen und dann zurück zu versenden. Die Postbearbeitung bzw. Weiterleitung obliegt den Fachbereichen."


    Diese Mail habe ich nie bekommen. Vermute, dass er sie an die Assistenz in der Zentrale geschickt hat. Und dort weiß natürlich keiner was....

    Im Vorfeld gab es diesen Mailverkehr:


    HR am 09.04.: "Der Ausweis geht morgen in die Post zu.... [Name der Sekretärin in der Zentrale]..."


    Antwort Sekretärin am 10.04: "von [Name des HR-MA] habe ich die Info erhalten, dass der Betriebsausweis von Herrn XXX gesucht wird. Dieser liegt seit 22.03. bei mir, doch bis jetzt wurde dieser nicht abgeholt. Da ich auch keine Info habe, wer wann mal zu Euch fährt, bleibt halt manches liegen. So auch der Ausweis."


    ... mein Blick - unbezahlbar... Vor allem: Wir bekommen keinerlei Info von dieser Dame, wenn Post für uns da ist. Woher sollen wir es also wissen? Zumal wir dann die Möglichkeit hätten, bei dringenden Sachen einen unserer Kollegen, die in Nähe der Zentrale wohnen, die Post abholen zu lassen. 8o

    Da jetzt weiter zu forschen, wo der Fehler nun tatsächlich war, wäre reine Sisyphus-Arbeit. Es ko.... mich nur noch an... jeder schiebt den schwarzen Peter weiter und am Ende sind wir dann meistens selber schuld.


    LG Lilex

    ~~~ Alle sagten: Das geht nicht! Dann kam einer, der wusste das nicht und hat es einfach gemacht. ~~~

    ~~~ Eine Lösung hätte ich - mir fehlt nur das passende Problem. ~~~

  • Das schreit direkt nach einer Prozessänderung. :)

    ???? Was für eine Änderung??


    Wenn der erst scharfgeschaltet werden soll, wenn der MA ihn hat, vergehen erfahrungsgemäß nochmals einige Tage. Er soll ja auch der AZ-Erfassung dienen. Schlimm genug, dass der MA 4 Monate alles händisch eingeben musste. Ok, früher ging das auch. Aber früher ist früher...

    ~~~ Alle sagten: Das geht nicht! Dann kam einer, der wusste das nicht und hat es einfach gemacht. ~~~

    ~~~ Eine Lösung hätte ich - mir fehlt nur das passende Problem. ~~~

  • ???? Was für eine Änderung??


    Wenn der erst scharfgeschaltet werden soll, wenn der MA ihn hat, vergehen erfahrungsgemäß nochmals einige Tage. Er soll ja auch der AZ-Erfassung dienen. Schlimm genug, dass der MA 4 Monate alles händisch eingeben musste. Ok, früher ging das auch. Aber früher ist früher...

    Naja bei 4 Monaten + x Tage spielt das doch auch keine Rolle mehr vom Aufwand.
    Mein Vorschlag wäre das der Ausweis am ersten Tag da ist und dann beim Werkschutz/Empfang mit einem anderen Ausweis direkt scharf geschaltet wird.

    Bevor wir einfache oder komplizierte Gesetzen/Verordnungen erlassen sollten wir es vielleicht mit etwas einfachen wie Hochdeutsch versuchen :)

  • Der Ausweis soll ja tatsächlich am ersten Tag sein. In der Zentrale klappt das ja auch meistens. Nur wir sind halt ein ca. 90 km entferntes Kraftwerk ohne Pförtner, Empfang o.ä. Wir werden auch nicht von unserer internen Postrunde angefahren (zu weit weg, rechnet sich nicht).

    ~~~ Alle sagten: Das geht nicht! Dann kam einer, der wusste das nicht und hat es einfach gemacht. ~~~

    ~~~ Eine Lösung hätte ich - mir fehlt nur das passende Problem. ~~~

  • Der Ausweis soll ja tatsächlich am ersten Tag sein. In der Zentrale klappt das ja auch meistens. Nur wir sind halt ein ca. 90 km entferntes Kraftwerk ohne Pförtner, Empfang o.ä. Wir werden auch nicht von unserer internen Postrunde angefahren (zu weit weg, rechnet sich nicht).

    Im Zweifelsfall macht der neue Mitarbeiter am ersten oder zweiten Tag eine 90 km Dienstreise wegen dem Ausweis zur Zentrale. :)

    Bevor wir einfache oder komplizierte Gesetzen/Verordnungen erlassen sollten wir es vielleicht mit etwas einfachen wie Hochdeutsch versuchen :)

  • Hallo Lilex,


    ihr habt doch sicherlich im Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten, diesem einfach mal schildern wie die Ausweise bei euch ankommen. Er kann am besten einschätzen ob es ein Datenschutzvorfall ist oder nicht. (Incl. der Prüfung ob meldepflichtig bei der Aufsichtsbehörde oder nicht)

    Und für die Problematik mit der internen Post gibt es zwei Möglichkeiten

    1. einer Eurer Mitarbeiter 8vorzugsweise einer der nahe an der Zentrale wohnt) startet seinen Arbeitstag in der Zentrale und nimmt dann die Post mit zu euch (alles Arbeitszeit)

    2. es gibt auch Dienstleister die so etwas übernehmen, der bekannteste fährt mit gelben Autos


    Viele Grüße

    Bernd

  • ???? Was für eine Änderung??

    Ganz einfach: Dass das Material bei Arbeitsantritt den AN ausgehändigt wird. Und da sollte eigentlich der BR deutlicher werden:

    Der BR hat hier m.E. Mitbestimmung nach § 87 (1) Nr 1, 6 und 8 BetrVG.

    Das hier sollte man auch mal angehen: Eine offizielle Anfrage an den/die DS-By wie von Bernd_47 vorgeschlagen.

    Wir werden auch nicht von unserer internen Postrunde angefahren (zu weit weg, rechnet sich nicht).

    Im Ernst? Das europäische Postwesen wurde m.W. im 15. Jahrhundert erfunden. Es gibt Gerüchte, es existiere immer noch, und inzwischen diverse Unternehmen böten die Leistung an, Sendungen vom A nach B zu bringen. Macht Euch da mal kundig, vllt ist an diesen Gerüchten was dran...

    "Wenn Arbeit etwas schönes und erfreuliches wäre, hätten die Reichen sie nicht den Armen überlassen." (Paul Lafargue)

    2 Mal editiert, zuletzt von Pfried ()

  • Ach Ihr Guten, so viele Ideen und Vorschläge. Letzter Stand, bevor ich achselzuckend und kopfschüttelnd aufgegeben habe:


    Nach meiner Beschwerde an das Personalbüro bekam ich vom betreffenden MA die Info, dass


    "er die Ausweise immer in einem blickdichtem Umschlag versendet. Die Ausgabebescheinigungen werden mit dem entsprechendem Verweis per Mail an die Assistenzen versandt, mit der Bitte diese digital zu unterschreiben zu lassen und dann zurück zu versenden. Die Postbearbeitung bzw. Weiterleitung obliegt den Fachbereichen"


    Ich vermute, das ging an die Sekretärin in der Hauptstelle, denn ich selbst habe nichts bekommen. Auf meine Frage an den MA, ob er das an diese Sekretärin geschickt hat, bekam ich null Antwort und die Sekretärin "weiß es nicht mehr so genau, wie das war... "


    Im Ernst? Das europäische Postwesen wurde m.W. im 15. Jahrhundert erfunden. Es gibt Gerüchte, es existiere immer noch, und inzwischen diverse Unternehmen böten die Leistung an, Sendungen vom A nach B zu bringen. Macht Euch da mal kundig, vllt ist an diesen Gerüchten was dran...

    MIR musst Du das nicht sagen. Natürlich haben wir auch Firmen dafür. Aber die werden nur beauftragt, wenn es etwas Dringliches oder Wichtiges ist (z.B. fehlendes Material aus dem Zentrallager zu uns zu bringen). Für die "normale" Post würde das zu teuer werden. Und die Sekretärin aus der Hauptstelle scheint meiner bescheidenen Meinung dies absolut nicht zu interessieren. Sie hatte sogar Probleme, als ich ihr mal sagte, sie solle gewissse Sachen, die damals bei ihr lagen, einfach in ein Paket stecken und über die Poststelle zu uns zu schicken. Es ging schon damit los, dass sie nicht wusste, wo sie einen leeren Karton herbekommt. Naja, was soll ich dazu noch sagen?


    So war und ist es aber immer bei uns. Zu Recherchieren, wo genau ein Fehler entstanden ist, ist aussichtslos.

    ~~~ Alle sagten: Das geht nicht! Dann kam einer, der wusste das nicht und hat es einfach gemacht. ~~~

    ~~~ Eine Lösung hätte ich - mir fehlt nur das passende Problem. ~~~