Betriebsvereinbarung zum Thema Personalinformationssystem

  • Hallo,


    in meinem Betrieb soll ein Personalinformationssystem eingeführt werden.

    Dazu hat die Personalabteilung einen Entwurf vorgelegt, der nach Auffassung des BR (dem auch ich angehöre) viele Mängel aufweist.


    Außerdem soll das einzuführende Personalinformationssystem sehr viele verschiedene Bereiche abdecken, vom Bewerbermanagement über Leistungskontrolle von Mitarbeitern bis zur Gehaltsabrechnung. Im Betrieb werden schon diverse unterschiedliche Softwares benutzt, die jeweils einen engen Anwendungsbereich abdecken. Deren Funktionen sollen in Zukunft von dem neuen Personalinformationssystem übernommen werden. Nicht zu allen diesen Softwares gibt eine BV, da diese vor der Gründung eines BR schon im Betrieb genutzt wurden.


    Bisher hat noch kein BRM eine Schulung zum Thema Betriebsvereinbarungen (BV) besucht und hat in seiner aktuellen Zusammensetzung noch keine BV formuliert.


    Aufgrund dieser Voraussetzungen wird der BR höchstwahrscheinlich nicht alle Mängel entdeckt haben. Unter Mängeln versteht er z.B. unklare Zuständigkeiten, unklare Begriffe, unklare Abgrenzung zwischen Beschreibung der Eigenschaften des Systems und seiner konkreten Nutzung in unserem Betrieb. Der BR hat bisher auch nur eine Auflistung der Zugriffsrechte aus Mitarbeiterperspektive bekommen und diese auch für die Vorgesetztenperspektive eingefordert. Außerdem fordert er für jeden Anwendungsbereich eine genaue Aufzählung der zu erhebenden Daten, hat diese aber noch nicht erhalten.

    Ein Verweis auf die Datenschutzrichtlinie des Betriebs hält der BR für unzureichend.


    Ich habe zwei Hauptfragen:

    1. Ein Anwendungsbereich des Personalinformationssystems soll in einer gesonderten BV behandelt werden. Ist es empfehlenswert, das auch für andere Anwendungsbereiche zu tun (z.B. die Leistuungsbewertung von Mitarbeitern)? Wenn ja, wie formuliert man das rechtssicher?

    Wir könnten uns vorstellen, dass wir nur so zu einer sauber formulierten Regelung kommen, weil die Nutzung des Personalinformationssystems für viele Anwendungsbereiche nicht sofort eingeführt werden soll. Diese Anwendungsbereiche sind schon im aktuellen Entwurf der BV genannt, allerdings so ungenau, dass eine Zustimmung des BR zu diesem BV-Entwurf einem Blankoscheck gleichkäme.


    2. Müssen wir uns als BR erst fortbilden in dem Bereich BV, bevor wir einen Sachverständigen zur Beurteilung des BV-Entwurfs hinzuziehen dürfen?

    Die Unterstützung des externen Datenschutzbeauftragten reicht uns nicht.


    LG,

    Turmalin1

  • Wenn ihr sowas noch nie gemacht habt, dann würde ich an eurer Stelle folgendes dem AG vorschlagen:


    Lieber AG, du weißt wir haben in dieser Zusammensetzung noch keine BVen, und schon gar nicht zu einem solch umfassenden Thema, mit Dur verhandelt.

    Wir haben jetzt die Möglichkeit unser Gremium erstmal in den Grundlagen für Betriebsvereinbarungen und danach in Sachen Personalinformationssystem schulen zu lassen, Kosten und Dauer kannst du dir sicher so ungefähr ausrechnen.

    Wenn Du das zeitig haben willst, dass benötigen wir einen Sachverständigen für die Detailfragen und Punkte des Programmes und einen Anwalt, der die Dinge der BV sauber mit uns bearbeiten kann.

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  • Hallo rtjum,


    vielen Dank für Deine Einschätzung und die Formulierung einer Antwort an den AG.

    Der AG hat es eilig und den BR deswegen um eine vorläufige Duldung des Systems gebeten. Diese hat der BR abgelehnt.


    Du ahnst es vielleicht: Dies wäre das erste Mal, dass wir einen Sachverständigen und einen Anwalt hinzuziehen.

    Wie finden wir kompetente Personen?

    Über unsere Gewerkschaft? (Bisher haben wir leider nur eine geringe Zahl an Gewerkschaftsmitgliedern. Das wollen wir ändern, aber bs dahin priorisiert die Gewerkschaft unsere Anliegen nach unten.)

  • Wir haben gute Erfahrungen mit den Kolleg:innen von der TBS (Ich hoffe, ich darf das hier verlinken, anosnten entferne ich das umgehend auf Zuruf) gemacht. Es war zum Beispiel einfach möglich, da einem Ansprechpartner unseren Bedarf zu erklären und eine gemeinsame Unterstüzungsmöglichkeit zu finden.

    Das ist ganz sicherlich nicht der einzige Anbieter derartiger Beratungsleistungen, aber zumindest flächendeckend aufgestellt.


    Der AG hat ja laufende Systeme, die den Bedarf abdecken und hätte den BR deutlich früher einbinden können/sollen/müssen. Der zeitliche Druck ist also selbstverschuldet.


    Ich halte dan Ansatz, eine generelle BV zum System und speziellere BVen zu besonderen Modulen zu haben, für eine gute Idee. Das muss dann aber im Allgemeinen extrem restriktiv gehalten sein und dann ganz vorsichtig und präzise im Einzelfall geöffnet werden. Nun ist aber gerade bei einem Personalsystem der Einsatzbereich ein extrem sensibler, mit der Abbildung der Personalakte stehen in dem System Daten von allerhöchster "Brisanz". Da ist eine Duldung echt keine Option. Die Ablehnung also auf jeden Fall ein guter Ansatz.

  • Wie finden wir kompetente Personen?

    also bzgl. Sachverstand ist die TBS wie von Tobias Clausing genannt eine gute Anlaufstelle.

    Anwalt ist dann schon ein bisschen regional zu sehen, ein guter in Hamburg nützt Euch nicht viel, wenn ihr in Regensburg seid.

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  • Noch einmal vielen Dank, rtjum und Tobias Clausing,


    wir werden den GF und die Personalerin darüber informieren, dass wir einen Sachverständigen beauftragen wollen.

    Das wird sicher für einigen Unmut sorgen.


    Ich habe noch ein paar Fragen und wäre Euch dankbar, wenn Ihr mir sagen könntet, ob wir auf dem richtigen Weg sind:

    1. Sollten wir beides, die Beauftragung eines Sachverständigen und die Beauftragung eines Anwalts in separate Beschlüsse fassen?
    2. Und müssen wir später, wenn wir uns für die Bauftragung bestimmter Personen entschieden haben, dazu nochmals Beschlüsse fassen, in denen das dokumentiert wird?
    3. TBS ist für die Sachverständigensuche, richtig?
    4. Und wer könnte uns einen Anwalt empfehlen, die Gewerkschaft vielleicht?

    Wir wurden gebeten unsere Ablehnung einer vorläufigen Duldung des Systems zu überdenken, denn es würde nicht live geschaltet, sondern es würden nur Vorbereitungen getroffen, um es einsatzbereit zu machen. Ohne Duldung könnte die Personalabteilung das System nicht zum geplanten Zeitpunkt nutzen.

    Wir werden eine Duldung weiterhin ablehnen, da eine Duldung hieße, dass sensible Daten eingepflegt werden, und das ohne geprüftes und gebilligtes Konzept.


    Der Entwurf für die BV ist an vielen Stellen so schlecht, dass die BV nur mit Wissen über vorausgegangene Diskussionen einigermaßen verständlich ist.

    Die von Seiten der Personalabteilung Beteiligten sind sich bei etlichen Begriffen und Punkten auch nicht sicher, was damit jeweils gemeint ist. Das haben wir schriftlich.

    Ein Beispiel ist die Nutzung des Systems für eine Leistungs- und Verhaltenskontrolle. Auf unsere Rückfrage, was darunter konkret zu verstehen sei, kam die Antwort es gehe vielleicht um den Abgleich von eingepflegten vertraglichen Wochenarbeitszeiten mit dem tatsächlichen Ein- und Ausstempeln.

  • Ein Beispiel ist die Nutzung des Systems für eine Leistungs- und Verhaltenskontrolle.

    Diesbzgl gehört in die BV ein sehr einfacher deutscher Satz: "Jegliche Verhaltens- und Leistungskontrolle ist ausgeschlossen."

    1. Sollten wir beides, die Beauftragung eines Sachverständigen und die Beauftragung eines Anwalts in separate Beschlüsse fassen?
    2. Und müssen wir später, wenn wir uns für die Bauftragung bestimmter Personen entschieden haben, dazu nochmals Beschlüsse fassen, in denen das dokumentiert wird?
    3. TBS ist für die Sachverständigensuche, richtig?
    4. Und wer könnte uns einen Anwalt empfehlen, die Gewerkschaft vielleicht?

    Zu den Fragen:

    1. Ja. (Abgesehen davon halte ich den/die Sachverständige:n für erforderlich - bei Anwalt bzw. Anwältin wird das aber schwierig, denn die ArbG gehen regelmäßig davon aus, dass die BRe das nötige rechtliche Wissen selber haben müssen: Das könnte aber anders aussehen, wenn Ihr mit Eurem absoluten Neulingsstatus argumentiert.)

    2. Nein.

    3. So lese ich das.

    4. Wäre eine Möglichkeit. Du kannst hier auch reinschreiben, aus welcher Region Ihr seid, vllt kommt da Input.

    Wir wurden gebeten unsere Ablehnung einer vorläufigen Duldung des Systems zu überdenken, denn es würde nicht live geschaltet, sondern es würden nur Vorbereitungen getroffen, um es einsatzbereit zu machen.

    Bleibt da stur.

    "Wenn Arbeit etwas schönes und erfreuliches wäre, hätten die Reichen sie nicht den Armen überlassen." (Paul Lafargue)

  • es gehe vielleicht um den Abgleich von eingepflegten vertraglichen Wochenarbeitszeiten mit dem tatsächlichen Ein- und Ausstempeln.

    Spannend daran finde ich vor allen "vielleicht".

    Ansonsten ist so ein Abgleich - je nach Bezahlungssystem, Lohn oder gehalt und so weiter - vermutlich sogar notwendig: Wie willst du "Plus-Stunden" sonst feststellen und entweder vergüten oder später wieder abbummeln (lassen)? Die Mitarbeiter haben ja auch nichts zu verschenken, auch ihre Zeit ist kostbar.


    Diesbzgl gehört in die BV ein sehr einfacher deutscher Satz: "Jegliche Verhaltens- und Leistungskontrolle ist ausgeschlossen."

    :thumbup:

    Kann man noch minimal variieren á la "... jegliche Nutzung der erfassten Daten für Verhaltens- und Leistungskontrolle ist ausgeschlossen." o.ä., aber im Kern ist das einer der wichtigsten Sätze der ganzen BV ;) :D

    Man wird alt wie ein Haus und lernt doch nie aus.

  • Ansonsten ist so ein Abgleich

    ...auch keine Verhaltens- und Leistungskontrolle. Mein Eindruck: Entweder ist der AG dumm, oder er stellt sich dumm.

    "Wenn Arbeit etwas schönes und erfreuliches wäre, hätten die Reichen sie nicht den Armen überlassen." (Paul Lafargue)

  • Die TBS ist eine Beratungsstelle des DGB. Die würde ich im ersten Schritt einfach mal kontaktieren. Bei unserem ersten Kontakt haben wir besprochen, was ich von denen erwarte und wie wir das gemeinsam hinbekommen können. Dann kannst du sicherlich auch von denen Hinweise zu einem passenden Beschluss bekommen.

    Den Anwalt braucht ihr meines Erachtens nicht zwingend parallel, ich würde ihn aber wie folgt direkt zu Beginn empfehlen:

    Schlagt dem AG vor, dass ihr bereit seid, eine Übergangs-BV mit Hilfe des Anwalts abzuschließen, die einen technischen Probelauf vor Abschluss der regulären BV ermöglicht. Darin werden dann im Grunde genommen alle Rechte des AG ausgeschlossen. So ganz kann ich mir noch nicht vorstelle, was da vorab notwendig ist und wie man das gut gestalten kann, aber ein Anwalt hat da möglicherweise bessere Ideen.

    Im Moment steht euer Fuß (rechtlich einwandfrei) voll auf der Bremse und wenn der AG eine Lockerung möchte, dann muss er sich bewegen.

  • Es spielt auch keine Rolle, ob der AG das System zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle einsetzen will, oder vorgibt, es nicht zu wollen. Es reicht bereits, dass das System die technischen Möglichkeiten mitbringt, um zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle eingesetzt werden zu können.


    Aber eine Nebenfrage: Angenommen, in einem Betrieb ohne BR wird ein Jeden-Furz-Prototolliersystem bereits eingesetzt. Kann ein neu gegründeter BR per Initiativrecht die Auswertungsmöglichkeiten einschränken?

    Für einen Betriebsrat gilt: Lobt dich der Gegner, ist das bedenklich. Schimpft er, dann bist du in der Regel auf dem richtigen Weg. (August Bebel)

  • Aber eine Nebenfrage: Angenommen, in einem Betrieb ohne BR wird ein Jeden-Furz-Prototolliersystem bereits eingesetzt. Kann ein neu gegründeter BR per Initiativrecht die Auswertungsmöglichkeiten einschränken?

    Ja.

    ...ergänzend:

    Weil nicht nur die Einführung mitbestimmungspflichtig ist, sondern auch die Anwendung.

    Zitat


    (...) Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen (...)

    Das sind 2 verschiedene Sachverhalte und nur weil bei der Einführung keine Mitbestimmung stattfinden konnte (weil es noch keinen BR gab), hebelt dies ja nicht die Mitbestimmung bei der Anwendung aus. (Das bedeutet nur es war keine BR da um die Einführung ggf. von vorneherein zu verhindern, aber jetzt ist ein BR da um die Anwendung zu regulieren. - Was auch bedeuten könnte, dass der neue BR die Anwendung einer seit Jahren im Betrieb verwendeten Einrichtung komplett untersagen könnte).

    „Schreibe nicht der Böswilligkeit zu, was durch Dummheit hinreichend erklärbar ist“

    Hanlons Rasiermesser

  • ...ergänzend: Weil nicht nur die Einführung mitbestimmungspflichtig ist, sondern auch die Anwendung.

    Musst Du immer so weitschweifig werden! :rolleyes:


    :*

    "Wenn Arbeit etwas schönes und erfreuliches wäre, hätten die Reichen sie nicht den Armen überlassen." (Paul Lafargue)

    Einmal editiert, zuletzt von Pfried () aus folgendem Grund: Ein Beitrag von Fried mit diesem Beitrag zusammengefügt.

  • Musst Du immer so weitschweifig werden! :rolleyes:

    Ja, weißt Du doch :*

    Den Dummen muss man es halt besonders ausführlich erklären... 8o

    Ach was, das ist eher ein BRV-Reflex. Ich muss immer alles ausführlich erklären, einfach "glauben" will mir meistens weder die Belegschaft, noch das eigene Gremium und schon gar nicht der AG. :D

    „Schreibe nicht der Böswilligkeit zu, was durch Dummheit hinreichend erklärbar ist“

    Hanlons Rasiermesser

  • Hat jemand von Euch schon mit Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) im Zusammenhang mit Personalinformationssystemen zu tun gehabt?

    Ich kenne aus meiner beruflichen Praxis Risikoabschätzungen für computerisierte Systemme, aber da geht es v.a. um Maschinen.


    Zwischenstand:


    Statt uns die (noch nicht verfasste) Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) zur Verfügung zu stellen hat der externe Datenschutzdienstleister mitgeteilt, dass man diese dem BR - wenn überhaupt - nur redigiert zukommen lassen würde. Begründung: Die DSFA beträfe nicht nur die Datenverarbeitung von in Deutschland angestellten Mitarbeitern, enthielte möglicherweise persönliche Daten und vertrauliche Unternehmensinformationen.

    Mal abgesehen davon, dass ich Schwiergkeiten habe mir vorzustellen, was für persönliche Daten in einer solchen Abschätzung enthalten sein könnten - hat er Recht mit den anderen Punkten?


    Stattdessen hat der Dienstleister uns angeboten, uns ein Data Subject Access Request (DSAR) zu schicken, damit wir sehen, welche Daten zu wechen Zwecken erhoben würden.


    Außerdem wird der BR im Entwurf der BV nicht als Dritter bezeichnet, aber im Bezug auf die DSFA wird argumentiert, dass wir nicht Teil des Datenschutzteams seien und deswegen keinen vollständigen Zugriff bekommen dürften.

    Ist diese Behauptung zutreffend?


    Man drängt uns zur Unterzeichnung der BV.


    Wir sind gelinde gesagt irritiert.

    Bisher hatten wir noch keinen Sachverständigen eingeschaltet, aber wenn das so weitergeht wird es nicht ohne gehen.

  • Bisher hatten wir noch keinen Sachverständigen eingeschaltet, aber wenn das so weitergeht wird es nicht ohne gehen.

    2 Monate später...selber schuld


    Ob die Datenschutzfolgeabschätzung für euch so wichtig ist kann ich nicht beurteilen, aber es ist doch ganz einfach.

    Der AG will was von Euch und ihr habt Fragen, kann er diese nicht zu eurer Zufriedenheit beantworten bekommt er von Euch nichts.

    Nur irgendwann wird er ggfls auf die Idee kommen, dass die Verhandlungen mit Euch nirgendwo hinführen und die Einigungsstelle arufen. Ob da dann, vor allem wenn ihr bis dahin weder Sachverstand noch Anwalt einschaltet, etwas rauskommt, was eher für Euch/die Belegschaft gut ist habe ich leichte Zweifel.

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