Stundenchaos und Durcheinander mit Urlaubstagen für studentische Aushilfskraft

  • Hallo liebe Betriebsrät*innen und Leser*innen,


    wir haben eine studentische Aushilfe, die zunächst einen Minijob bei uns hatte.

    Dies war vom 15.08.2022 bis zum 31.03.2023 (also 7,5 Monate).

    Sie arbeitet in der Zeit 30 Stunden pro Woche - teilte sich die Arbeitszeit jedoch flexibel ein (also hier vor Ort oder im Homeoffice... und auch Sa. od. So.).


    Seit dem 1.04.2023 arbeitet sie bei uns für 20 Stunden pro Woche, bis einschließlich September 2023 (also über einen Zeitraum von 6 Monaten).

    Mo: 8 Stunden

    Do: 8 Stunden

    Die Restzeit von 6 Stunden arbeitet sie flexibel (wie oben)


    Unsere Finanzabteilung (wir haben keine spez. Personalabt.) muss nun berechnen...

    - wieviel Urlaubstage der Kollegin nun für die ersten 7,5 Monate mit 30 Wochenstunden zustehen sowie für die weiteren 6 Monate mit 20 Wochenstunden.

    - wie genau man ihre Stunden korrekt berechnen kann (vor allem die Restzeit von 6 Stunden pro Woche, die ja flexibel geleistet wird).


    Problem ist natürlich auch, dass es unklar ist, welche Stundenzahl nun jeweils angerechnet werden muss für Urlaub... hier auch wegen der teilweise flexiblen Arbeitszeit.


    Kann hier jemand von Euch helfen?

    Ich selbst komme auch nicht mit diesem Durcheinander klar und kann der Kollegin aus der Finanzabteilung auch nicht wirklich helfen.


    Schöne Grüße,

    Tom

  • Easy....


    Man nehme einfach eine 5 Tage Woche und teile die Stunden auf (Durchschnitt).


    Bsp 20h Woche:

    Wenn Sie am Montag 8h macht dann hat sie 4h normal gearbeitet und 4 plus. Dienstag das gleiche 8h also +4.

    Mittwoch hat sie 4h gearbeitet also +-0. Donnerstag 2h gearbeitet also -2h. Freitag frei also -4.

    Ergebnis +2h


    Wenn Sie am Montag 8h macht dann hat sie 4h normal gearbeitet und 4 plus. Dienstag war sie krank also +-0.

    Mittwoch hat sie 4h gearbeitet also +-0. Donnerstag 2h gearbeitet also -2h. Freitag frei also -4.

    Ergebnis -2h


    Montag Feiertag +-0. Dienstag 8h also +4. Mittwoch bis Freitag krank also +-0.

    Ergebnis +4


    Es ist zu beachten, dass man auch für freie Tage Krankmeldungen einreichen muss und der Urlaub (gleiche wie 5-Tage Woche) auch an "freien Tagen" genommen werden muss.


    Habe das mal mit einer angenommenen 20 Tage Woche durchgerechnet und es stimmte auch.

    Hier ist keiner betrogen (nicht der AN und nicht der AG).

  • Hallo imebro,


    irgendwie passt da Einiges nicht an Deiner Beschreibung.


    Denn

    Minijob

    und


    30 Stunden pro Woche

    passt nicht zusammen.


    das von Dir beschriebene

    Durcheinander

    entsteht immer dann, wenn die Tage der Arbeitsleistung nicht definiert werden, denn Urlaub (und auch Lohnfortzahlung) wird immer in Arbeitstagen berechnet.


    Auch bei flexiblem Einsatz können arbeitsvertraglich "technische Tage" mit durchschnittlicher Arbeitszeit vereinbart werden, die mit einem Arbeitszeitkonto trotzdem flexibel ausgestaltet werden. So gibt es für beide Seiten eine verlässliche Rechengrundlage für (anteiligen) Urlaub sowie für Arbeitsunfähigkeit und es gibt kein dauerndes Tricksen wegen evtl. Wochenfeiertage. Und bei einem solchen Modell müssen auch nicht für freie Tage AU-Bescheinigungen vorgelegt werden.


    By the way: Seid Ihr sicher, daß die Sonntagsarbeit bei Euch überhaupt zulässig ist?

  • Das mit Sa und So hatte ich überlesen. Sonntag würde ich auch ausschließen. Dann gehts genauso mit einer 6-Tage Woche. Kommt, wie immer dasselbe raus (Naja, fast da die meisten Feiertage von Montag bis Freitag sind. Das ist aber eine sehr kleine Abweichung bezogen aufs Jahr).

    2027 ist der 1. Mai am Samstag da wärs dann mit 6 Tage Woche besser (habe jetzt nicht alle Feiertage da angeschaut).

    Der Urlaub muss sich natürlich auch demensprechend verändern (4 Wochen oder 6 oder....).


    Man kanns natürlich auch wie unser Straßenbahnführer (auch "Erleuchteter am Steuer") machen...

  • Hallo und danke für Eure detaillierten Beschreibungen und die Tipps.


    Ich habe eingangs nur die Angaben der Kollegin aus der Finanzabteilung übernommen. Aber es ist natürlich korrekt, dass 30 Wochenstunden bei einem Minijob nicht gehen. Soweit ich weiß, ist das sogar auf nur 10 Stunden begrenzt.


    Ebenso mit der Sonntagsarbeit.

    Wir veranstalten zwar auch Events, wo sonntags gearbeitet wird. Aber das sind Ausnahmen.

    Ich denke, dass die studentische Aushilfe eigentlich nicht an Sonntagen arbeiten sollte (und darf...), aber dann ebenso nicht an Samstagen, denn auch der Samstag ist bei uns kein Arbeitstag.


    albarracin:

    Ich habe Deine Erläuterungen im 2. Abschnitt noch nicht so ganz verstanden.

    Denkst Du, ich kann die Vorschläge von Hawky so nicht übernehmen?


    Wie müsste ich es denn anpassen für die aktuelle Zeit... wo sie seit dem 1.04.2023 für 20 Stunden pro Woche arbeitet über einen Zeitraum von 6 Monaten?


    Hier dann:

    Mo: 8 Stunden

    Do: 8 Stunden

    Die Restzeit von 6 Stunden arbeitet sie flexibel


    Danke und Grüße,

    Tom

  • Hallo,


    die Berechnungsgrundlage von Hawky (Stundenzahl verteilt auf 5-Tage-woche) ist grundsätzlich auch möglich. Bei geringen Wochenstunden kann das aber zu Problemen führen, wenn es nicht sauber formuliert ist und auf einmal vielleicht jemand vom AG für 0,5 oder 1 Stunde pro Tag Anwesenheit verlangt wird.

  • Die Restzeit von 6 Stunden arbeitet sie flexibel

    was heißt das?


    arbeitet sie die 6 Stunden immer an an festgelegten Anzahl an Tagen ab, aber die Tage sind flexibel?

    oder an mehreren Tagen mit unterschiedlichen Stunden?


    Die Finanzabteilung will wahrscheinlich in erster Linie wissen welches Urlaubsentgelt pro UT bezahlt wird.


    Bitte daran denken, dass die Berechnung der Urlaubstage etwas anderes ist, wie die Berechung des Urlaubentgeltes.

    Urlaub wird in Tagen abgerechnet

    Urlaubsentgelt in Stunden pro Urlaubstag

    Die Scheu vor der Verantwortung ist eine Krankheit unserer Zeit, denn Macht ohne Verantwortung ist wie ein Feuer außer Kontrolle.


  • Danke Euch für die weiteren Erläuterungen.


    @Ranfolf:

    Die restlichen 6 Stunden sind tatsächlich total flexibel. Genau das ist ja u.a. das besondere Problem daran...

    Sie hat von der GF keine festen Vorgaben bekommen. Daher arbeitet sie diese 6 Stunden irgendwie ab, wie ihr gerade danach ist. Vielleicht an einem Tag mal 3,5 Stunden, am übernachsten Tag nur 28 Minuten und dann auch mal eben an einem Sonntag für 1,5 Stunden (das sind nur Beispiele). Daher hatte ich ursprünglich auch den Sonntag mit angegeben. Sie sagt, dass sie halt schaut, wie sie Zeit hat.


    Diese 6 Stunden arbeitet sie auch nicht hier, sondern im Homeoffice oder von irgendwo unterwegs.

    Nur die Mo + Do Stunden ist sie hier vor Ort.


    Oder müßte man ihr klarere Vorgaben machen?

    Denn die Finanzabteilung weiß gerade überhaupt nicht...


    - wie ihr Urlaubsanspruch berechnet werden soll

    - wie die Stunden abgerechnet werden sollen

    - welche Stunden für Urlaub oder Krankheit angerechnet werden sollen


    Wenn sie nun an einem Mittwoch Urlaub haben will, wo sie eigentlich nicht arbeitet...

    Eigentlich könnte man ihr nur Urlaub für Mo + Do anrechnen - also an den Tagen, wo sie FEST arbeitet.

    Aber wie ist das mit den 6 Flexiblen Stunden? Wie rechnet man die in Urlaub od. Krankheit ein?


    Darüber hinaus kann unsere Zeiterfassung (leider ein Programm von Ende der 90-er) all das sowieso nicht erfassen... aber das wäre ein anderes Problem ;)


    Grüße,

    Tom

  • Hallo imebro,


    nochmal: Ihr müßt zu irgendeiner Vereinbarung kommen, in der die Arbeitstage definiert sind.

    Entweder so wie von Hawky vorgeschlagen, indem die Wochenarbeitszeit auf alle firmenüblichen Arbeitstage verteilt werden

    oder wie von mir vorgeschlagen durch Festlegung einzelner Wochentage.


    Nur so habt Ihr eine belastbare Grundlage für die Berechnung von Urlaub, Urlaubsentgelt, Arbeitsunfähigkeit und auch Wochenfeiertage.


    In beiden Fällen bleibt in Verbindung mit einem Arbeitszeitkonto genug Flexibilität für (legale) Abweichungen. Das sollte grundsätzlich auch ein altes Zeiterfassungsprogramm leisten können.


    Nicht abgedeckt wird durch sowas natürlich ein möglicher Verstoss gegen das Verbot von Sonntagsarbeit. Hier muß der AG unzweifelhaft eine entsprechende Ansage an die ANin machen.

  • Ich mache jetzt mal eine Rechnung, die zeigt, dass das System Durchschnitt keinen benachteiligt:

    Annahme 5h AZ die WocheRegelung


    Mitarbeiter arbeitet immer Montags 4h und Dienstag 1h.

    Jetzt ist viel Arbeit da und er arbeitet jeden Tag +1h. Das macht er 6 Wochen (Der BR hats abgenickt....) und hat damit 12 Überstunden.


    Urlaub haben die normalen 30 Tage und er anteilig 12.

    Dannach will er Urlaub: Er nimmt jeweils am Montag Urlaub und bleibt am Dienstag wegen Überstunden daheim. Jetzt hat er 12 Wochen frei....

    Der Chef sagt so geht das doch nicht. Er solle doch am Montag Überstunden abbauen und Dienstag Urlaub nehmen...


    Jetzt mal das Gleiche mit Schnitt (Schnitt pro Tag 1h):
    Mo 5h also +4h, Di 2h also +1, Mi 0h also -1, Do 0h also -1, Fr 0h also -1 Summe: +2h Die Summe ist schon gleich.


    So jetzt Urlaub (30 Tage)


    Mo Überstundenabbau (-1h) Di Urlaub Mi Urlaub Do Urlaub Fr Urlaub


    Dann hat er kein Problem und der Chef auch nicht.

  • OK und danke nochmals für Eure Mühe und die weiteren Erläuterungen sowie die Berechnungen in einem Beispiel.


    Ich werde den Vorschlag von albarracin mal an die Finanz-/Personalabteilung weitergeben.

    Da wir ja im Moment ohne GF sind, aber einen Vorstand haben, muss dieser eine entsprechende Vorgabe für die Mitarbeiterin machen...


    Randolf:

    Ich werde auch mal fragen, was genau im AV steht... danke für den Tipp.


    Nachdem unser Vorstand dann eine Entscheidung getroffen hat, ob nun die AZ auf die üblichen Arbeitstage verteilt werden oder ob feste WT festgelegt werden, werde ich ggf. wegen der endgültigen Berechnungen nochmal auf Euch zukommen ;)


    Ihr habt jedenfalls schon definitiv weitergeholfen... Danke dafür!!


    Grüße,

    Tom

  • Der Mann mit der Ledertasche:


    Danke Dir... wir sind hier alle mega froh, dass diese fürchterliche Person endlich der Vergangenheit angehört. :)


    Zum Thema:

    Ich habe heute festgestellt, dass der komplette Arbeitsvertag der Kollegin rechtlich nicht OK ist.


    1) stehen dort für die Zeit, wo sie einen Minijob bei uns hatte, 20 Wochenstunden. Aber so wie mir ja geschrieben wurde, gehen bei einem Minijob nur maximal 10 Wochenstunden, obwohl es sich hier anders liest.


    2) der Kollegin war gesagt worden, dass sie 30 Stunden pro Woche arbeitet während der Minijob-Zeit (bis einschl. März 2023). Im Vertrag stehen aber nur die 20 Wochenstunden (ab April 2023).


    3) Weiterhin steht im Vertrag ein Gehalt von 15 Euro pro Stunde, was aber nicht zu den Wochenstunden passt.


    Ich denke, das ist ein ziemliches Durcheinander und muss zunächst mal aufgebröselt werden.

    Hier ist wohl die GF (bzw. jetzt der Vorstand) an der Reihe, hier einen gesetzlich korrekten Arbeitsvertrag zu erstellen.


    Was denkt Ihr?


    Grüße,

    Tom

  • Vielleicht wurde etwas falsch verstanden oder es sollte kurze Zeit gearbeitet werden und es wurde länger daraus.

    • „Entgeltgeringfügigkeit“: Das sind Arbeitsverhältnisse, bei denen der Verdienst im Monat eine bestimmte Grenze – die Geringfügigkeitsgrenze – nicht übersteigt. Sie orientiert sich künftig am gesetzlichen Mindestlohn und liegt ab dem 1. Oktober bei 520 Euro. Zuvor lag sie lange Zeit bei 450 Euro.
    • „Zeitgeringfügigkeit“: Hier gibt es zwei Möglichkeiten: Der Job dauert im Kalenderjahr nicht länger als 70 Tage oder drei Monate. Dann ist das eine sogenannte kurzfristige Beschäftigung. Die Zeitgrenze bezieht sich immer auf das Kalenderjahr. Wird diese Zeitgrenze überschritten, handelt es sich trotzdem weiterhin um eine geringfügige Beschäftigung, sofern die Entgeltgrenze nicht überschritten wird. In den Jahren 2020 und 2021 galten für die Zeitgeringfügigkeit höhere Zeitgrenzen.
  • Liebe BR-User,


    endlich und nach langer Zeit geht das Thema mal wieder weiter mit 2 etwas verstörenden Emails der ehem. Geschäftsführerin, die jetzt lediglich noch im Vorstand ist... wodurch sie aber noch Entscheidungen trifft (gemeinsam mit einem weiteren Vorstandsmitglied).


    Die Personalsachbearbeiterin hatte der ehem. GF geschrieben, dass der Arbeitsvertrag von Frau xxx nicht korrekt sei, da genannte wöchentliche Stundenzahl und Urlaubstage irgendwie nicht passen und da man - aufgrund der flexiblen Arbeitszeit überhaupt nicht berechnen könne, wieviele Urlaubstage sie hat und wieviele Stunden man ihr für einen Urlaubstag anrechnen müsse.


    Darauf kam diese Antwort der GF:


    ...der Arbeitsvertrag von Frau xxx ist völlig korrekt. Geregelt ist, dass sie max. 20 Stunden wöchentlich arbeiten kann. Allerdings hat sie dies nie ausgeschöpft, sondern bis Ende März nur 7-8 Stunden gearbeitet, damit sie nicht ihren Anspruch auf Bafög verliert. Die Arbeitszeit kann Frau xxx frei einteilen - wir können nicht regeln, dass sie z.B. am Dienstag oder Mittwoch eine bestimmt Anzahl an Stunden arbeitet. Sie muss flexibel sein und unsere Social Media Accounts im Blick haben.


    Gleittage kommen bei Frau xxx nicht in Betracht, weil sie aktuell max. 20 Stunden (früher 7-8 Stunden) wöchentlich arbeitet. Mehrarbeit darüber hinaus ist nicht vereinbart, die sie dann gleiten könnte.

    Urlaubstage richten sich nach Stundenzahl, bei 7-8 Stunden ist es ein Arbeitstag. Bei 20 Stunden wären es 2,5 Arbeitstage. Und Urlaubstage berechnen sich nach wöchentlichen Arbeitstagen.


    ------------------


    Daraufhin hat die Personalsachbearbeiterin reagiert und geschrieben, dass in unserer Geschäftsordnung geregelt ist, dass jeder MA eine Gleitzeit von plus und minus 20 Stunden nutzen kann.


    Darauf kam dann die folgende Antwort der GF:


    ...es ist richtig, dass nach der Geschäftsordnung Gleittage vorgesehen sind. Aber Frau xxx wird nur für geleistete Stunden bezahlt. Sie leistet keine Mehrarbeit, die sie später gleiten kann. Und sollte sie ausnahmsweise in einer Woche doch mehr arbeiten (z.B. wegen einer Veranstaltung etc.), dann arbeitet sie in der nächsten Woche weniger. Da sollten wir flexibel sein.


    Im letzten Jahr hatte Frau xxx ca. 7-8 Stunden in der Woche gearbeitet (= 1Tag), d.h. sie hatte in 2022 6 Tage Urlaub. Für 2023 müssten die Urlaubstage entsprechend hoch gerechnet werden.


    Meines Erachtens hat die GF noch immer nicht verstanden, dass eine Gleitzeitregelung, die auch in der GO steht, für ALLE Mitarbeiter*innen Gültigkeit hat. Oder seht Ihr das anders?


    Die GF hat offensichtlich damals einfach irgend etwas mit der neuen Kollegin vereinbart, was sich aber überhaupt nicht über unsere Zeiterfassung wiedergeben läßt und was auch problematisch ist in Bezug auf die Berechnung ihrer Urlaubstage im Jahr und der Stunden, die man ihr abzieht für einen Tag Urlaub oder Gleitzeit.


    Ich würde mich über Eure Hilfe sehr freuen, denn ich weiß hier überhaupt nicht mehr, was ich der GF noch schreiben soll.


    Danke und Grüße,

    Tom

  • Meines Erachtens hat die GF noch immer nicht verstanden, dass eine Gleitzeitregelung, die auch in der GO steht, für ALLE Mitarbeiter*innen Gültigkeit hat. Oder seht Ihr das anders?

    naja, wenn aber das hier

    Aber Frau xxx wird nur für geleistete Stunden bezahlt.

    korrekt ist, dann baut die Kollegin ja keine Stunden auf.

    Woher soll dann GLZ kommen?

    Da kann sie ja erst dann was aufbauen wenn sie ihr 20Std/Woche ausschöpft bzw darüber geht.


    Ansonsten ist die Antwort von albarracin

    die Lösung für Euch.

    Nicht die Dinge sind positiv oder negativ, sondern unsere Einstellung macht sie so. (Epiktet, gr. Philosoph)

  • rtjum:


    Danke für Deine Antwort.


    Damit es mal etwas einfacher wird, habe ich hier mal den hauptsächlichen Inhalt des Arbeitsvertrages von Frau xxx rauskopiert (natürlich ohne Namen etc.):


    ---------------------------------------------------------------------------------------------

    Anstellung:

    Frau xxx wird mit Wirkung vom 15.08.2022 für die XXXXX im Arbeitsbereich "Öffentlichkeitsarbeit" als studentische Hilfskraft für die Social-Media Aufgaben in XXX beschäftigt. Die einzelnen zum Aufgabenbereich gehörenden Tätigkeiten ergeben sich aus der als Anlage beigefügten und zum Vertrag gehörenden Stellenbeschreibung.


    Arbeitszeit:

    Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt max. 20 Stunden. Die einzuhaltenden arbeitstäglichen Ruhepausen und deren Mindestdauer ergeben sich aus dem Arbeitszeitgesetz.


    Vergütung

    Frau xxx erhält für ihre Tätigkeit bei der XXXXX einen Stundenlohn in Höhe von 15,00 Euro brutto.


    Die Vergütung wird am 15. Kalendertag des jeweiligen Monats nach Einbehaltung der Abzüge durch Überweisung auf ein zu benennendes Konto gezahlt.


    Arbeitsverhinderung:

    Frau xxx ist verpflichtet, im Falle einer Arbeitsverhinderung infolge Krankheit oder aus sonstigen Gründen der XXXXX unverzüglich Mitteilung zu machen.


    Urlaub:

    Frau xxx hat bei einer 5-Tage-Arbeitswoche Anspruch auf 30 Tage Urlaub. Zeitpunkt und Dauer richten sich nach den betrieblichen Notwendigkeiten und Möglichkeiten unter Berücksichtigung ihrer Wünsche. Die tatsächliche Zahl von Urlaubstagen errechnet sich aus den individuellen Arbeitstagen pro Woche.

    ---------------------------------------------------------------------------------------



    Im Arbeitsvertrag steht ja gleichzeitig, dass sie 15 Euro pro Stunde bekommt (damit könnte ggf. der Zeitraum bis Ende März 23 gemeint sein, wo sie einen Minijob hatte) und dass sie max. 20 Wochenstunden arbeitet (womit wohl die Zeit ab 1.4.23 gemeint sein könnte). Wie Ihr seht, steht das aber nicht im AV drin und dort steht auch nichts von Minijob. Das brachte mich auch zu der Erkenntnis, dass der AV einfach nicht korrekt ist, was die GF ja anders sieht (siehe deren Antwort weiter oben).


    In Bezug auf die 20 Wochenstunden ist es bei allen anderen Kolleg*innen mit TZ auch so geregelt, dass diese auch die Möglichkeit haben zu gleiten.


    Diese 20 Plus-/Minusstunden können eben aufgebaut werden, wenn mal mehr Arbeit ist. Man hat somit eben die Möglichkeit, abends mal länger zu bleiben oder eben auch mal früher zu gehen... eben Gleitzeit (die haben wir schon seit dem Jahr 2000).


    Ich sehe es daher einfach so, dass für Kollegin xxx kein Unterschied gemacht werden darf, gegenüber anderen Kolleg*innen.


    Problem ist eher ihr flexibler Einsatz, da man hier die Urlaubstage, Urlaubsgeld, Anrechnung für einen Gleittag etc. nicht korrekt errechnen kann.


    UND:

    Wie genau muss der Urlaub nun berechnet werden. Lt. AV steht dort, dass sie bei einer 5-Tage-Woche = 30 Tg. Urlaub hat, dass sich aber die korrekte Anzahl aus den individuellen Arbeitstagen pro Woche berechnet. Geht das nur nach dem Vorschlag, wie ihn albarracin gemacht hatte oder Hawky?


    Zur Zeit ist es so, dass die Kollegin xxx wie folgt arbeitet:


    Mo = 8 Stunden

    Do = 8 Stunden

    restl. Zeit = flexibel (wobei sie da auch schon mal Sa. od. So. arbeitet im Homeoffice, was nicht erlaubt sein dürfte, da wir grds. nicht am WE arbeiten)


    Könnt Ihr da nochmal helfen?
    Ebenso, wie nun ermittelt werden soll, welche Stundenzahl der Kollegin xxx angerechnet werden soll für einen Urlaubstag oder wenn sie krank ist (z.B. an einem Mo od. Do). Problematischer dürfte es werden in Bezug auf ihre flexible Arbeitszeit. Denn sie könnte ja nicht sagen, dass sie an diesem Tag eigentlich ein paar Std. arbeiten wollte und nun ist sie krank. Da hat man also überhaupt keine Möglichkeit einer vernünftigen Regelung.


    Hoffe Ihr versteht, was ich meine und könnt weiterhelfen. Wäre schön...


    Vielen Dank & Grüße,

    Tom