Stundenchaos und Durcheinander mit Urlaubstagen für studentische Aushilfskraft

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    Hallo liebe Betriebsrät*innen und Leser*innen,


    wir haben eine studentische Aushilfe, die zunächst einen Minijob bei uns hatte.

    Dies war vom 15.08.2022 bis zum 31.03.2023 (also 7,5 Monate).

    Sie arbeitet in der Zeit 30 Stunden pro Woche - teilte sich die Arbeitszeit jedoch flexibel ein (also hier vor Ort oder im Homeoffice... und auch Sa. od. So.).


    Seit dem 1.04.2023 arbeitet sie bei uns für 20 Stunden pro Woche, bis einschließlich September 2023 (also über einen Zeitraum von 6 Monaten).

    Mo: 8 Stunden

    Do: 8 Stunden

    Die Restzeit von 6 Stunden arbeitet sie flexibel (wie oben)


    Unsere Finanzabteilung (wir haben keine spez. Personalabt.) muss nun berechnen...

    - wieviel Urlaubstage der Kollegin nun für die ersten 7,5 Monate mit 30 Wochenstunden zustehen sowie für die weiteren 6 Monate mit 20 Wochenstunden.

    - wie genau man ihre Stunden korrekt berechnen kann (vor allem die Restzeit von 6 Stunden pro Woche, die ja flexibel geleistet wird).


    Problem ist natürlich auch, dass es unklar ist, welche Stundenzahl nun jeweils angerechnet werden muss für Urlaub... hier auch wegen der teilweise flexiblen Arbeitszeit.


    Kann hier jemand von Euch helfen?

    Ich selbst komme auch nicht mit diesem Durcheinander klar und kann der Kollegin aus der Finanzabteilung auch nicht wirklich helfen.


    Schöne Grüße,

    Tom

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    Easy....


    Man nehme einfach eine 5 Tage Woche und teile die Stunden auf (Durchschnitt).


    Bsp 20h Woche:

    Wenn Sie am Montag 8h macht dann hat sie 4h normal gearbeitet und 4 plus. Dienstag das gleiche 8h also +4.

    Mittwoch hat sie 4h gearbeitet also +-0. Donnerstag 2h gearbeitet also -2h. Freitag frei also -4.

    Ergebnis +2h


    Wenn Sie am Montag 8h macht dann hat sie 4h normal gearbeitet und 4 plus. Dienstag war sie krank also +-0.

    Mittwoch hat sie 4h gearbeitet also +-0. Donnerstag 2h gearbeitet also -2h. Freitag frei also -4.

    Ergebnis -2h


    Montag Feiertag +-0. Dienstag 8h also +4. Mittwoch bis Freitag krank also +-0.

    Ergebnis +4


    Es ist zu beachten, dass man auch für freie Tage Krankmeldungen einreichen muss und der Urlaub (gleiche wie 5-Tage Woche) auch an "freien Tagen" genommen werden muss.


    Habe das mal mit einer angenommenen 20 Tage Woche durchgerechnet und es stimmte auch.

    Hier ist keiner betrogen (nicht der AN und nicht der AG).

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    Hallo imebro,


    irgendwie passt da Einiges nicht an Deiner Beschreibung.


    Denn

    Zitat von imebro

    Minijob

    und


    Zitat von imebro

    30 Stunden pro Woche

    passt nicht zusammen.


    das von Dir beschriebene

    Zitat von imebro

    Durcheinander

    entsteht immer dann, wenn die Tage der Arbeitsleistung nicht definiert werden, denn Urlaub (und auch Lohnfortzahlung) wird immer in Arbeitstagen berechnet.


    Auch bei flexiblem Einsatz können arbeitsvertraglich "technische Tage" mit durchschnittlicher Arbeitszeit vereinbart werden, die mit einem Arbeitszeitkonto trotzdem flexibel ausgestaltet werden. So gibt es für beide Seiten eine verlässliche Rechengrundlage für (anteiligen) Urlaub sowie für Arbeitsunfähigkeit und es gibt kein dauerndes Tricksen wegen evtl. Wochenfeiertage. Und bei einem solchen Modell müssen auch nicht für freie Tage AU-Bescheinigungen vorgelegt werden.


    By the way: Seid Ihr sicher, daß die Sonntagsarbeit bei Euch überhaupt zulässig ist?

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    Das mit Sa und So hatte ich überlesen. Sonntag würde ich auch ausschließen. Dann gehts genauso mit einer 6-Tage Woche. Kommt, wie immer dasselbe raus (Naja, fast da die meisten Feiertage von Montag bis Freitag sind. Das ist aber eine sehr kleine Abweichung bezogen aufs Jahr).

    2027 ist der 1. Mai am Samstag da wärs dann mit 6 Tage Woche besser (habe jetzt nicht alle Feiertage da angeschaut).

    Der Urlaub muss sich natürlich auch demensprechend verändern (4 Wochen oder 6 oder....).


    Man kanns natürlich auch wie unser Straßenbahnführer (auch "Erleuchteter am Steuer") machen...

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    Hallo und danke für Eure detaillierten Beschreibungen und die Tipps.


    Ich habe eingangs nur die Angaben der Kollegin aus der Finanzabteilung übernommen. Aber es ist natürlich korrekt, dass 30 Wochenstunden bei einem Minijob nicht gehen. Soweit ich weiß, ist das sogar auf nur 10 Stunden begrenzt.


    Ebenso mit der Sonntagsarbeit.

    Wir veranstalten zwar auch Events, wo sonntags gearbeitet wird. Aber das sind Ausnahmen.

    Ich denke, dass die studentische Aushilfe eigentlich nicht an Sonntagen arbeiten sollte (und darf...), aber dann ebenso nicht an Samstagen, denn auch der Samstag ist bei uns kein Arbeitstag.


    albarracin:

    Ich habe Deine Erläuterungen im 2. Abschnitt noch nicht so ganz verstanden.

    Denkst Du, ich kann die Vorschläge von Hawky so nicht übernehmen?


    Wie müsste ich es denn anpassen für die aktuelle Zeit... wo sie seit dem 1.04.2023 für 20 Stunden pro Woche arbeitet über einen Zeitraum von 6 Monaten?


    Hier dann:

    Mo: 8 Stunden

    Do: 8 Stunden

    Die Restzeit von 6 Stunden arbeitet sie flexibel


    Danke und Grüße,

    Tom

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    Hallo,


    die Berechnungsgrundlage von Hawky (Stundenzahl verteilt auf 5-Tage-woche) ist grundsätzlich auch möglich. Bei geringen Wochenstunden kann das aber zu Problemen führen, wenn es nicht sauber formuliert ist und auf einmal vielleicht jemand vom AG für 0,5 oder 1 Stunde pro Tag Anwesenheit verlangt wird.

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    Zitat von imebro

    Die Restzeit von 6 Stunden arbeitet sie flexibel

    was heißt das?


    arbeitet sie die 6 Stunden immer an an festgelegten Anzahl an Tagen ab, aber die Tage sind flexibel?

    oder an mehreren Tagen mit unterschiedlichen Stunden?


    Die Finanzabteilung will wahrscheinlich in erster Linie wissen welches Urlaubsentgelt pro UT bezahlt wird.


    Bitte daran denken, dass die Berechnung der Urlaubstage etwas anderes ist, wie die Berechung des Urlaubentgeltes.

    Urlaub wird in Tagen abgerechnet

    Urlaubsentgelt in Stunden pro Urlaubstag

    Die Scheu vor der Verantwortung ist eine Krankheit unserer Zeit, denn Macht ohne Verantwortung ist wie ein Feuer außer Kontrolle.


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    Danke Euch für die weiteren Erläuterungen.


    @Ranfolf:

    Die restlichen 6 Stunden sind tatsächlich total flexibel. Genau das ist ja u.a. das besondere Problem daran...

    Sie hat von der GF keine festen Vorgaben bekommen. Daher arbeitet sie diese 6 Stunden irgendwie ab, wie ihr gerade danach ist. Vielleicht an einem Tag mal 3,5 Stunden, am übernachsten Tag nur 28 Minuten und dann auch mal eben an einem Sonntag für 1,5 Stunden (das sind nur Beispiele). Daher hatte ich ursprünglich auch den Sonntag mit angegeben. Sie sagt, dass sie halt schaut, wie sie Zeit hat.


    Diese 6 Stunden arbeitet sie auch nicht hier, sondern im Homeoffice oder von irgendwo unterwegs.

    Nur die Mo + Do Stunden ist sie hier vor Ort.


    Oder müßte man ihr klarere Vorgaben machen?

    Denn die Finanzabteilung weiß gerade überhaupt nicht...


    - wie ihr Urlaubsanspruch berechnet werden soll

    - wie die Stunden abgerechnet werden sollen

    - welche Stunden für Urlaub oder Krankheit angerechnet werden sollen


    Wenn sie nun an einem Mittwoch Urlaub haben will, wo sie eigentlich nicht arbeitet...

    Eigentlich könnte man ihr nur Urlaub für Mo + Do anrechnen - also an den Tagen, wo sie FEST arbeitet.

    Aber wie ist das mit den 6 Flexiblen Stunden? Wie rechnet man die in Urlaub od. Krankheit ein?


    Darüber hinaus kann unsere Zeiterfassung (leider ein Programm von Ende der 90-er) all das sowieso nicht erfassen... aber das wäre ein anderes Problem ;)


    Grüße,

    Tom

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    Hallo imebro,


    nochmal: Ihr müßt zu irgendeiner Vereinbarung kommen, in der die Arbeitstage definiert sind.

    Entweder so wie von Hawky vorgeschlagen, indem die Wochenarbeitszeit auf alle firmenüblichen Arbeitstage verteilt werden

    oder wie von mir vorgeschlagen durch Festlegung einzelner Wochentage.


    Nur so habt Ihr eine belastbare Grundlage für die Berechnung von Urlaub, Urlaubsentgelt, Arbeitsunfähigkeit und auch Wochenfeiertage.


    In beiden Fällen bleibt in Verbindung mit einem Arbeitszeitkonto genug Flexibilität für (legale) Abweichungen. Das sollte grundsätzlich auch ein altes Zeiterfassungsprogramm leisten können.


    Nicht abgedeckt wird durch sowas natürlich ein möglicher Verstoss gegen das Verbot von Sonntagsarbeit. Hier muß der AG unzweifelhaft eine entsprechende Ansage an die ANin machen.

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    Ich mache jetzt mal eine Rechnung, die zeigt, dass das System Durchschnitt keinen benachteiligt:

    Annahme 5h AZ die WocheRegelung


    Mitarbeiter arbeitet immer Montags 4h und Dienstag 1h.

    Jetzt ist viel Arbeit da und er arbeitet jeden Tag +1h. Das macht er 6 Wochen (Der BR hats abgenickt....) und hat damit 12 Überstunden.


    Urlaub haben die normalen 30 Tage und er anteilig 12.

    Dannach will er Urlaub: Er nimmt jeweils am Montag Urlaub und bleibt am Dienstag wegen Überstunden daheim. Jetzt hat er 12 Wochen frei....

    Der Chef sagt so geht das doch nicht. Er solle doch am Montag Überstunden abbauen und Dienstag Urlaub nehmen...


    Jetzt mal das Gleiche mit Schnitt (Schnitt pro Tag 1h):
    Mo 5h also +4h, Di 2h also +1, Mi 0h also -1, Do 0h also -1, Fr 0h also -1 Summe: +2h Die Summe ist schon gleich.


    So jetzt Urlaub (30 Tage)


    Mo Überstundenabbau (-1h) Di Urlaub Mi Urlaub Do Urlaub Fr Urlaub


    Dann hat er kein Problem und der Chef auch nicht.

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    OK und danke nochmals für Eure Mühe und die weiteren Erläuterungen sowie die Berechnungen in einem Beispiel.


    Ich werde den Vorschlag von albarracin mal an die Finanz-/Personalabteilung weitergeben.

    Da wir ja im Moment ohne GF sind, aber einen Vorstand haben, muss dieser eine entsprechende Vorgabe für die Mitarbeiterin machen...


    Randolf:

    Ich werde auch mal fragen, was genau im AV steht... danke für den Tipp.


    Nachdem unser Vorstand dann eine Entscheidung getroffen hat, ob nun die AZ auf die üblichen Arbeitstage verteilt werden oder ob feste WT festgelegt werden, werde ich ggf. wegen der endgültigen Berechnungen nochmal auf Euch zukommen ;)


    Ihr habt jedenfalls schon definitiv weitergeholfen... Danke dafür!!


    Grüße,

    Tom

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    Der Mann mit der Ledertasche:


    Danke Dir... wir sind hier alle mega froh, dass diese fürchterliche Person endlich der Vergangenheit angehört. :)


    Zum Thema:

    Ich habe heute festgestellt, dass der komplette Arbeitsvertag der Kollegin rechtlich nicht OK ist.


    1) stehen dort für die Zeit, wo sie einen Minijob bei uns hatte, 20 Wochenstunden. Aber so wie mir ja geschrieben wurde, gehen bei einem Minijob nur maximal 10 Wochenstunden, obwohl es sich hier anders liest.


    2) der Kollegin war gesagt worden, dass sie 30 Stunden pro Woche arbeitet während der Minijob-Zeit (bis einschl. März 2023). Im Vertrag stehen aber nur die 20 Wochenstunden (ab April 2023).


    3) Weiterhin steht im Vertrag ein Gehalt von 15 Euro pro Stunde, was aber nicht zu den Wochenstunden passt.


    Ich denke, das ist ein ziemliches Durcheinander und muss zunächst mal aufgebröselt werden.

    Hier ist wohl die GF (bzw. jetzt der Vorstand) an der Reihe, hier einen gesetzlich korrekten Arbeitsvertrag zu erstellen.


    Was denkt Ihr?


    Grüße,

    Tom