Büroorganisation

  • Liebe Kolleginnen und Kollegen,


    diesmal habe ich eine Frage zur Ablage der Protokolle und der Anlagen:

    Wir fertigen vor jeder Sitzung für die zu fassenden Beschlüsse ein eigenes Formular an. Jedes Formular enthält den Wortlaut des jeweiligen Beschlusses, die Feststellung der Beschlussfähigkeit und die Anzahl der Stimmen (ja/nein/Enthaltung). Die Beschlüsse wurden immer in einem eigenen Ordner abgelegt, um gezielt auf sie zugreifen zu können.

    Für mich stellt sich die Frage, ob die Beschlussformulare noch einmal kopiert und zusammen mit Anwesenheitsliste, Tagesordnung und Sitzungsniederschrift abgeheftet werden sollen, oder ob es reichen würde, in der Sitzungsniederschrift darauf zu verweisen, dass die Beschlussfassung zu Beschluss xyz in Ordner X zu finden ist.


    Ein schönes WE wünsche ich Euch, vor allem Gesundheit,


    kerga

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  • Hallo Kerga,


    verzeih mir meinen mangelnden Ernst, aber ich fühle mich ein bisschen an die turnusmäßigen Gespräche mit meiner Frau erinnert: "Ordnung ist für dich das halbe Leben. Deshalb vergeudest du die Hälfte deiner Lebenszeit mit aufräumen!" - "Und du mit suchen." - "Warum sollte ich eine Stunde aufräumen um mir 10 Minuten suchen zu ersparen?" - "Wenn du mal 10 Minuten aufräumen würdest, könntest du dir eine Stunde suchen ersparen..." ;)


    Ich hatte als BRV einfach alles chronologisch hintereinander abgeheftet und schon nach kurzer Zeit hieß es: "Den benötigten Beschluss haben wir ungefähr im Juli gefasst...." - "Dann such mal zwischen Mai und September." Nachdem die sBRV sich nach meinem Urlaub beschwerte, dass sie mit meinem Chaos nicht zurecht kommt, wurde mir das Verwaltungsamt wegen erwiesener Unfähigkeit entzogen, worüber ich nicht einmal unglücklich war. :saint:


    Sie führte dann ein Ordnersystem mit Registerkarten ein: A=Einladungen, B=Anwesenheitslisten, C=wichtige Anträge des AG, D=weniger wichtige Anträge des AG, E=unwichtige Anträge des AG usw. Mit dem Ergebnis, dass sie die Zeit, ich ich mit Suchen verbrachte mit Hin-und Herblättern in verschiedenen Ordnern verbrachte. :evil:


    Kurz und bündig: Die Dokumentation ist und bleibt die unbeliebteste Pflicht eines BR und wahrscheinlich werde ich eher die Erfindung des Perpetuum Mobile erleben als die des papierlosen Büros ;)


    Gesetzliche Vorgaben gibt es aber nicht, daher bleibt es euch überlassen, ob ihr die Beschlüsse einzeln, zusammen oder in verschiedenen Schuhkartons aufbewahrt...

    Für einen Betriebsrat gilt: Lobt dich der Gegner, ist das bedenklich. Schimpft er, dann bist du in der Regel auf dem richtigen Weg. (August Bebel)

  • Danke für den Einblick :D


    Wir haben grundsätzlich eine Excel-Liste, wo alle Beschlüsse aufgeführt sind, d.h. man muss sich nicht durch Ordner kramen. Das ist nicht so sehr das Problem.


    Für mich eher die Frage, ob der Beschluss auch dann als Anlage zum Protokoll gilt, wenn er separat abgeheftet wird, oder ob Kopien des Beschlusses immer mit der Niederschrift zusammen abgeheftet werden müssen, um als Anlage zu gelten.

  • Wenn es nicht zusammen weggeheftet wird, dann sollte es separat unterschrieben werden. Wie in anderen, mehrseitigen Dokumenten auch, ist eine feste Bindung oder Kenntlichmachung zusammengehörender Seiten (gemeinsamer Titel, gemeinsame Aufbewahrung) sinnvoll, wenn nicht jede Seite einzeln unterschrieben wird. Um im Falle eines Rechtsstreits auf der sicheren Seite zu sein, sollte das Dokument also zumindest eigene Unterschriften tragen und nicht separat rumliegen.

    Ein Beschlussbuch in Excel, das ihr ja eh schon habt, mit Verweis auf das Sitzungsdatum würde den extra Ordner auch überflüssig machen. Wenn ihr aber für Beschlüsse extra euer Formblatt nutzen wollt, dann steht euch nichts im Wege.

  • Danke für die Erläuterung. Das machen wir direkt bei der Sitzung. Wir tragen die entsprechenden Stimmen auf das Formular auf und das Formular wird direkt nach der Abstimmung vom Schriftführer und vom Vorsitzenden unterschrieben. Nach der Sitzung wandert es dann in den Ordner für die Beschlüsse. Hier stand für mich die Frage nun im Raum, ob denn ein vom Sitzungsprotokoll unabhängig abgeheftetes Formular noch als Teil des Protokolls durchgeht. Manche BRM meinten ja, andere vertraten die Ansicht, dass alle Anlagen mit dem Protokoll zusammen abgeheftet gehören.

    • Hilfreichste Antwort

    Wofür brauchen wir ein Protokoll? Um gegenüber den anderen BRM, dem AG oder final dem Gericht beweisen zu können, was konkret wie beschlossen wurde. Je besser das Protokoll ist, desto weniger kommt ihr im Zweifelsfall in Erklärungsnot. Ob ihr die Zettel jetzt nach Datum oder nach außentemperatur zur Sitzungszeit sortiert oder einzelne Zettel in anderen Ordnern ablegt ist letztendlich allen außenstehenden völlig egal. Auf Nachfrage eines Gerichts müsst ihr das Protokoll zu einer Entscheidung vorlegen. Dann sucht ihr alles zusammen und gebt den kram gemeinsam ab.


    Einzige Einschränkung, die mir hier noch einfiele: Die Einsichtname anderer BRM darf nicht erschwert werden. Theoretisch dürftet ihr also nicht ein ganz unübersichtliches System nutzen, durch das niemand mit normalem Verstand durchsteigt. Das sehe ich bei euch aber nicht (und finde es auch schwer, sich sowas auszudenken).

  • Hallo Kerga,


    wenn der Beschluss für ein Verfahren benötigt wird, der vor Gericht herhalten muss dann reicht das so nicht. Es steht genau beschrieben was im BR-Protokoll rein muss.

    Somit ist der Beschluss inhalt des Protokolls.


    Wenn ihr für euch zum schnellen suchen dann noch in einer Tabelle oder einem Fortschreibeprotokoll alle Beschlüsse mit Datum und abstimmungsergebnis führt um schneller die Beschlüsse zu finden, dann könnt ihr das aditiv machen.


    Wir nutzen für unsere Protokolle mitlerweile aber die EDV. Auf dem Laufwerksordner des BR der verschlüsselt und Kennwortgeschützt ist werden alle Protokolle als Word-Dokument gespeichert. In dem Ordner gibt es nur Leserechte für den BR und nur schreibrechte für den/die BRV, den/die Stellv. oder den/die Schriftführer/in.


    Daher mit einem Klick wird in em Ordner ein Beschluss gesucht (wenn er denn hervorgeholt werden soll) und schon wissen wir welchen Ordner wir aus dem Schrank nehmen müssen um das Unterschriebene Protokoll mit dem Beschluss zu haben.


    Gruß

    Rabauke

  • Wir nutzen für unsere Protokolle mitlerweile aber die EDV. Auf dem Laufwerksordner des BR der verschlüsselt und Kennwortgeschützt ist werden alle Protokolle als Word-Dokument gespeichert. In dem Ordner gibt es nur Leserechte für den BR und nur schreibrechte für den/die BRV, den/die Stellv. oder den/die Schriftführer/in


    Ist bei uns genauso, nur das zusätzlich zu den Word dateien auch noch das Protokoll als unterschriebene PDF mit Anwesenheitsliste abliegt.


    Um eine Übersicht zu haben, wann wir welchen Beschluss gefasst haben, gibt es eine Excelliste die kurz und knapp beispielhaft folgende Informationen beinhaltet:


    Thema: BV Kurzarbeit

    Kurzbeschreibung: Rahmenkurzarbeit für die Bereiche X,Y,Z löst die alte BV vom 22.05.20 ab

    Beschluss vom: 10.07.2020

    Rechtlicher Stellenwert: Betriebsvereinbarung


    Hierbei ist dann noch eine direkte Verlinkung auf das entsprechende Protokoll.


    Wir haben das eingeführt weil wir gerade bei internen Beschlüssen, wenn es um Themen geht die nicht direkt eine Wirkung auf den AG haben wie z.B. "wollen wir eine Freiwillige Bv zu dem Thema vegane Käsefrikadellen in der Kantine machen?", immer wieder die Diskussion hatten nach dem Moto:


    "Da hatten wir doch schon einen Beschluss drüber gefasst, dass wir das so nicht machen", "Kann ich mich nicht erinnern wann soll das gewsesen sein?" usw.


    Ich pfelege das i.d.R. ein mal im Monat und das passt ganz gut.

  • Die Anwesenheitsliste ist ebenfalls Teil des Protokolls und in den meisten Fällen steht im Protokoll nur "Siehe Anwesenheitsliste". Die wird dann mit dem Protokoll abgeheftet. Oder kommt in einen anderen Ordner (mal unabhängig davon, ob das sinnvoll ist oder nicht). Und wenn im Protokoll steht:

    TOP 4 Beschluss zur Kurzarbeit - siehe Beschlussblatt 2 vom 30. Februar 2020

    Dann ist dieses Blatt Teil des Protokolls, den Anforderungen ist genüge getan und das Blatt kann in irgendeinem Ordner wegsortiert werden.

    Ich kann im Gesetz und im Kommentar keine Formvorschriften finden, die das feiner erläutern oder verbieten.


    Ich selbst halte die vorgeschlagenen Lösungen auch für sinnvoller, sehe aber nicht, warum das genannte Vorgehen nicht zulässig sein sollte.

  • Wenn ich das hier alles so lese, habe ich das Thema wohl doch unterschätzt. Auf die simple Idee mit der Excel-Tabelle bin ich nicht gekommen :( und die anderen haben wahrscheinlich schön die Klappe gehalten, um die gute Gelegenheit zur Rauchpause nicht verstreichen zu lassen...


    Gibt es eigentlich ein Seminar "Organisation für Dummies/Betriebsräte"? 8o

    Für einen Betriebsrat gilt: Lobt dich der Gegner, ist das bedenklich. Schimpft er, dann bist du in der Regel auf dem richtigen Weg. (August Bebel)

  • Hallo kerga,

    ich bin in einem früheren Beitrag schon mal auf das Thema eingegangen.

    Wir haben für jede Sitzung des BR/der Ausschüsse alle Dokumente zusammen abgelegt.

    War wir zusätzlich machen ist folgendes:

    Wir haben jedes Dokument in unserem Netzwerk nach einer bestimmten Logik abgelegt, wobei die Dateibezeichnungen der Schlüssel sind.

    Wir haben alle Dokumenttypen mit einer eindeutigen Bezeichnung versehen.

    Jedes Dokument wird also wie folgt gespeichert

    Dokumenttyp(PROTO)_alt der Sitzung(BR/BA)_Datum im Format JJJJMMTT

    so kann man im Windowsexplorer z.B. nach PROTO suchen und bekommt alle Protokolle des entsprechenden Ordners angezeigt. So muss man nicht Dokumente an verschiedenen Stellen doppelt ablegen. Einmal als Papier im Ordner/Schrank und einmal digital.


    Der Aufbau der Ordner im Explorer sollte vorher gut überlegt sein, damit man eine strukturierte Ablage bekommt.

    Macht euch eine Legende für die Abkürzungen der Dokumenttypen und weiterer Dinge die mit in die Dateibezeichnung sollen, denn die Dateibezeichnung sollte kurz und somit klar erkennbar sein. Das Datum sollte immer in der Dateibezeichnung enthalten sein.


    Viel Erfolg bei eurer Büroorganisation.

    Das Leben ist Veränderung

    Starte dort, wo du stehst!

    Aber versuche jeden Tag einen neuen Startpunkt zu finden!
    Benutze das, was du hast!

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    Aber versuche jeden Tag etwas mehr zu tun!

  • Zumindest nach diesem Thread hier wird das sicher angeboten sobald Präsenz-Seminare wieder möglich sind. Mit Praxis-Teil "knicken-lochen-abheften" und im Teil 2 dann "wiederfinden leicht gemacht" :D

    Teil 3 und Teil 4 dann suchen durch zwei verschiedene Personen und jeweils an Teil 1 nicht Beteiligten.
    Teil 5 Betreuung der in Teil 3 und Teil 4 beteiligten suchenden Personen.

    Teil 6 Suche durch den Arbeitgeber aufgrund der Ergebnisse von 3, 4 und 5.

    Teil 7 Absage aller geplanten Besprechungstermine mit dem Arbeitgeber aufgrund von krankheitsbedingten Ausfall des Arbeitgebers aufgrund .... :)

  • wenn der Beschluss für ein Verfahren benötigt wird, der vor Gericht herhalten muss dann reicht das so nicht. Es steht genau beschrieben was im BR-Protokoll rein muss.

    Somit ist der Beschluss inhalt des Protokolls.

    Soweit ich weiß, sind reine Beschlußprotokolle erlaubt.


    Auch wir haben ein normales Protokoll in dem auch die Beschlußanträge wortwörtlich, mit Abstimmungsergebnis erfasst sind. Aber wir haben auch ein reines Beschlußprotokoll für die einzelnen Beschlüsse, die wir im Falle von Streitigkeiten dann hervorholen würden (in Verbindung mit der Anwesenheitsliste). Allerdings hatten wir bis jetzt noch kein Gerichtsverfahren mit dem Arbeitgeber, in dem ein Beschluß angezweifelt wurde, daher kann ich nicht sagen, ob ein Gericht mit dem Beschlußprotokoll zufrieden wäre.


    LG

    Markus

    "Ein Kompromiss ist dann vollkommen, wenn alle unzufrieden sind" Aristide Briand

  • Hier stand für mich die Frage nun im Raum, ob denn ein vom Sitzungsprotokoll unabhängig abgeheftetes Formular noch als Teil des Protokolls durchgeht. Manche BRM meinten ja, andere vertraten die Ansicht, dass alle Anlagen mit dem Protokoll zusammen abgeheftet gehören.

    Irgendwoher kenne ich solch fruchtlosen Diskussionen um des Kaisers Bart...


    Was ihr da praktiziert, nennt sich Beschlussprotokolle. Hat den Vorteil, dass man im Zweifelsfall eben nur genau den einen Beschluss vorlegen muss und nicht die komplette Sitzung offenbaren muss.


    Und wenn es darüber hinaus noch ein Sitzungsprotokoll gibt, wo vermerkt ist, wo die einzelnen Beschlussprotokolle zu finden sind, sehe ich nicht den Hauch eines Ansatzpunktes um zu sagen, sie wären nicht gültig, nur weil sie nicht direkt dabei liegen.


    In großen Fliegern gibt es mittlerweile bis zu vier unterschiedliche Klassen. Bei den einen isst man besser und sitzt (oder schläft bequemer) als in der anderen, aber letztlich fliegen alle die gleiche Strecke und kommen am gleichen Ziel an.


    (Oder wie man früher sagte: Viele Wege führen nach Rom!)


    Sprich, wie ihr die Ablage letztlich gestaltet ist absolut euer Ding, solange ihr die gesetzlichen Anforderungen an die Protokollführung erfüllt. Und das tut ihr! Gänzlich!


    Also spart eure Energie für sinnvolle Diskussionen auf! ;)

    Wer fragt ist ein Narr - für fünf Minuten. Wer nicht fragt bleibt ein Narr - sein Leben lang!

  • Hallo Markus,


    da hast du recht,

    aber in diesem Beschlussprotokoll gehören Angaben rein.


    Wenn ich unsere Protokollführer glauben darf, die an dem Seminar beim ifb teilgenommen haben gehört zu diesem Beschlussprotokoll Einladung, Tagesordnung, Datum, Teilnehmerliste und wenn Ersatz geladen wurde die Gründe des Ersatzes mit rein.

    Einfach nur ein Beschlussprotokoll wo steht

    :

    02.01.2021: Beschluss: der BR stimmt der fristlosen Kündigung vom Rabauken zu, 12 Ja 1 Nein

    09.01.2021: Beschluss: Der BR stimmt der Umgruppierung und Versetzung von Markus zu: 11 Ja 1 Nein 1 enthaltung

    16.01.2021: Beschluss: Der BR stimmt dem Schichtplan für den Bereich Einkauf für 2021 und 2022 zu: 5 Ja 0 Nein 4 Enthalten

    ....


    Reicht eben nicht.


    SO habe ich aber die Ausgangsfrage verstanden


    Gruß

    Rabauke

  • Wir führen die Beschlüsse im Wortlaut direkt im Protokoll auf, dazu das Abstimmergebnis mit den Ja-Stimmen. Im TOP zum Beschluss ist ebenfalls die Anzahl der sich an der Abstimmung beteiligenden BRM aufgeführt. Die kann ja von der Teilnehmerliste abweichen. Ein separater Zettel für den jeweiligen Beschluss wird nicht erstellt. Allerdings führe ich auch eine Excel-Liste mit den Infos zu den Beschlüssen, damit wir wissen, bei welchem Protokoll wir nachsehen müssen.


    Die Protokolle werden zusammen mit den Anwesenheitslisten und ggf. den vom AG eingereichten "Information zu personellen Maßnahmen" und ggf. weiteren Informationen zur Sitzung im Ordner chronologisch abgeheftet. Das ganze haben wir natürlich auch digital, allerdings ohne Unterschrift. Keep it small and simple.


    Damit das ganze noch ein bissel spaßiger für euch wird: Egal welches Verfahren angewandt wird, ihr müsst es im Verfahrensverzeichnis gemäß DSGVO auflisten, inklusive Angabe, wann und wie die Unterlagen vernichtet/gelöscht werden.

  • Hallo kerga,


    der Ablauf liest sich für mich, als würdet Ihr 2 Protokolle führen. Das der gesetzlichen Mindestform genügende Beschlussprotokoll für jeden Beschluss und ein umfangreicheres.

    Streng genommen könntet Ihr im Streitfall nur das Beschlussprotokoll, Anwesenheitsliste und Tagesordnung dem Richter vorlegen und auf das umfangreichere verzichten.

    Die rechtliche Frage, ob das Beschlussprotokoll als Anlage dem umfangreicheren Protokoll beigefügt werden muss, stellt sich deshalb gar nicht.


    Gruß

    Struggler