Hallo zusammen,
seit einigen Monaten bin ich Protokollantin in unseren BR-Sitzungen. Während der Sitzung mache ich mir Notizen im Stil eines groben Wortprotokolls, und diese fasse ich später zusammen zu einem Verlaufsprotokoll. Gegen Ende des Jahres würde ich gerne an einem Seminar über die Protokollführung teilnehmen, allerdings habe ich jetzt schon einige Fragen. Es sind bestimmt fast nur "blöde" Anfängerfragen, aber hoffentlich können einige beantwortet werden:
- Es gibt ja separat die Anwesenheitsliste. Wäre es in Ordnung, im eigentlichen Protokoll nur den Vornamen der anwesenden BR-Mitglieder zu nennen? Oder sollte ich beim ersten Erwähnen den Vor- und Nachnamen ausschreiben, und ab dem zweiten Erwähnen nur noch den Vornamen? Oder muss ich immer den Vor- und Nachnamen erwähnen, oder nur den Nachnamen, oder, oder...?
- Wie funktioniert die namentliche Nennung der Personen, die nicht in der Anwesenheitsliste stehen? Immer den Vor- und Nachnamen nennen?
- Kann der Wortlaut eines Beschlusses auch lang ausfallen, oder gibt es eine Begrenzung der Wortanzahl?
- Achtet Ihr bei indirekten Reden auf den korrekten Einsatz von Konjunktiv I usw.?
- Wenn zu Beginn einer Sitzung noch eine Beschlussfassung in die Tagesordnung aufgenommen werden soll, muss bei der Änderung der Tagesordnung der Wortlaut des Beschlusses schon feststehen?
- Wenn die Themen aus TOP 4 bereits behandelt werden, während das Gremium eigentlich noch die Themen aus TOP 3 diskutiert, wie schreibe ich diesen Teil des Verlaufsprotokolls? Inhaltlich nach TOPen geordnet, oder doch chronologisch?
- Abkürzungen: Sollen häufig benutzte Abkürzungen, z.B. "BR" für Betriebsrat oder "VL" für Verwaltungsleiter, in einem Abkürzungsverzeichnis o.ä. stehen? Muss dieses Verzeichnis jedem Protokoll beigefügt werden?
- Protokolle müssen in einer Präsenzsitzung genehmig werden, oder? Es gibt also keine Möglichkeit, Protokolle per Videokonferenz zu genehmigen.
- Dürften Protokolle ohne personenbezogenen Daten (edit 2!!) an die BR-Mitglieder digital rundgeschickt werden?
Vielen Dank für Eure Hilfe im Voraus und viele Grüße,
Mo-WA