Fragen zur Protokollführung

  • Hallo zusammen,


    seit einigen Monaten bin ich Protokollantin in unseren BR-Sitzungen. Während der Sitzung mache ich mir Notizen im Stil eines groben Wortprotokolls, und diese fasse ich später zusammen zu einem Verlaufsprotokoll. Gegen Ende des Jahres würde ich gerne an einem Seminar über die Protokollführung teilnehmen, allerdings habe ich jetzt schon einige Fragen. Es sind bestimmt fast nur "blöde" Anfängerfragen, aber hoffentlich können einige beantwortet werden:

    1. Es gibt ja separat die Anwesenheitsliste. Wäre es in Ordnung, im eigentlichen Protokoll nur den Vornamen der anwesenden BR-Mitglieder zu nennen? Oder sollte ich beim ersten Erwähnen den Vor- und Nachnamen ausschreiben, und ab dem zweiten Erwähnen nur noch den Vornamen? Oder muss ich immer den Vor- und Nachnamen erwähnen, oder nur den Nachnamen, oder, oder...?
    2. Wie funktioniert die namentliche Nennung der Personen, die nicht in der Anwesenheitsliste stehen? Immer den Vor- und Nachnamen nennen?
    3. Kann der Wortlaut eines Beschlusses auch lang ausfallen, oder gibt es eine Begrenzung der Wortanzahl?
    4. Achtet Ihr bei indirekten Reden auf den korrekten Einsatz von Konjunktiv I usw.?
    5. Wenn zu Beginn einer Sitzung noch eine Beschlussfassung in die Tagesordnung aufgenommen werden soll, muss bei der Änderung der Tagesordnung der Wortlaut des Beschlusses schon feststehen?
    6. Wenn die Themen aus TOP 4 bereits behandelt werden, während das Gremium eigentlich noch die Themen aus TOP 3 diskutiert, wie schreibe ich diesen Teil des Verlaufsprotokolls? Inhaltlich nach TOPen geordnet, oder doch chronologisch?
    7. Abkürzungen: Sollen häufig benutzte Abkürzungen, z.B. "BR" für Betriebsrat oder "VL" für Verwaltungsleiter, in einem Abkürzungsverzeichnis o.ä. stehen? Muss dieses Verzeichnis jedem Protokoll beigefügt werden?
    8. Protokolle müssen in einer Präsenzsitzung genehmig werden, oder? Es gibt also keine Möglichkeit, Protokolle per Videokonferenz zu genehmigen.
    9. Dürften Protokolle ohne personenbezogenen Daten (edit 2!!) an die BR-Mitglieder digital rundgeschickt werden?


    Vielen Dank für Eure Hilfe im Voraus und viele Grüße,


    Mo-WA

  • Ok, das sind ja gleich eine Menge von Fragen... blöde Fragen gibt es nur in Ausnahmefällen. ;)


    Grundsätzlich: Gesetzlich gefordert ist nur die Beschlüsse im Wortlaut und das Abstimmungsergebnis. Dazu braucht es kein Verlaufsprotokoll! Und viele deiner Fragen sind genau dieser Form des Protokolls geschuldet.


    Zu 1) Namen tauchen in meinen Protokollen eigentlich nur auf, wenn es um personelle Angelegenheiten geht (weil dann ja klar sein muss, über wen abgestimmt wurde) oder wenn ein Kollege explizit Wert darauf legt (Kollege Meier gibt zu Protokoll, dass er die beschlossene Vorgehensweise für unzulässig hält.) Hier würde natürlich auch der Vorname reichen, wichtig nur, dass er eindeutig ist. Sind drei Meiers im Gremium wird es wohl den Vornamen dazu brauchen. Bei drei Thomas könnte es auch der Familienname sein, der gebraucht wird. Hier gibt es aber keine Vorschrift zu.


    Zu 2) Kollegen die nicht anwesend sind, werden (wenn ihr Name im Protokoll gebraucht wird) mit Vor- und Zunamen, gelegentlich auch mit Abteilung, genannt. (Bei 27 Lieschen Müllers wird es schon schwer zu wissen, von wem gerade die Rede ist.)


    Zu 3) Aus praktischen Gründen sollte der Wortumfang der Encyclopaedia Britannica unterschritten werden ;)

    Nein, ernsthaft, wenn der Antrag so lautet und lang ist, dann muss er auch so lang protokolliert werden (s.o. Beschlüsse im Wortlaut)


    Zu 4) Indirekte Rede verwende ich eigentlich gar nicht (weil es nicht wirklich interessiert, wer wann was gesagt hat), aber rein der Lesbarkeit wegen, bemühe ich mich schon um grammatikalisch möglichst fehlerfreies Deutsch.


    Zu 5) Wenn es denn schon einen konkreten Beschluss gibt ja, sonst nein. Beispiel: Kollege X möchte gerne auf Seminar fahren und bittet die Beschlussfassung mit auf die Tagesordnung zu nehmen. Dann gehört natürlich der komplette Beschlusstext (wer, wann, wohin, welches Thema, welcher Anbieter, Kosten) in die Tagesordnung. Wenn aber noch nicht absehbar ist, ob und welchen Beschluss es evtl. braucht, würde das eher allgemein als "Beratung und Beschlussfassung zum Thema ..." in die Tagesordnung einfließen.


    Zu 6) Genau der Grund, warum ich kein Verlaufsprotokoll führe. Denn wie der Name Verlauf schon sagt, müsste es streng chronologisch geführt werden. (Aber ein solches "Durcheinander" wie du es hier skizzierst, ist ja so ungewöhnlich nicht.) Mache ich ein "Ergebnisprotokoll" sortiere ich das nach TOP zusammen und muss mir darüber keinen Kopf mehr machen.


    Zu 7) Wir haben kein solches Abkürzungsverzeichnis, verwenden aber dennoch die betriebsüblichen Abkürzungen. Solange ihr wisst, wer oder was gemeint ist, reicht das völlig.


    Zu 8 ) Da im Moment auch Beschlüsse per Videokonferenz gefasst werden dürfen, warum sollte das für Protokolle nicht gelten?


    Zu 9) Wegen der Forderung der Nichtöffentlichkeit der Sitzungen verbietet sich der unverschlüsselte Versand von Protokollen gänzlich. Ob da jetzt Namen drin stehen oder nicht. (Und mindestens die Namen bei personellen Angelegenheiten kannst du nicht rausnehmen.) Habt ihr also die Möglichkeit der verschlüsselten Kommunikation, dann könntet ihr auch die Protokolle verschicken. Andernfalls haben Protokolle in der digitalen Kommunikation nichts verloren. Gleichwohl ist mit einem "Herausgeben der Protokolle aus dem eigenen Verantwortungsbereich" immer auch das Risiko des Missbrauchs verbunden. (Druckt der Kollege das Protokoll aus und/oder lässt es irgendwo liegen?) Insofern ist der Versand von Protokollen grundsätzlich eher abzulehnen. (Da hatten wir hier schon die eine oder andere Grundsatzdiskussion...)


    Hoffe, das hat dir erst einmal weitergeholfen.

    Wer fragt ist ein Narr - für fünf Minuten. Wer nicht fragt bleibt ein Narr - sein Leben lang!

    Einmal editiert, zuletzt von Moritz ()

  • Guten Morgen zusammen,


    danke Moritz für Deine Hilfe.

    Dazu braucht es kein Verlaufsprotokoll!

    Ja, das ist wahr. Ich werde bei der nächsten Sitzung meine Kollegen mal fragen, ob die Ausführlichkeit meiner Protokolle hilfreich ist. Vielleicht ist sie das nicht.


    Mir selbst hat sie geholfen, um einen guten Einblick in unsere Betriebstätigkeit zu gewinnen, allerdings ist der Aufwand relativ groß. Üblicherweise benötige ich 3 bis 4 Stunden, um die Reinschrift des Protokolls nach der Sitzung fertig zu tippen. Zum Glück konnte ich mir diese Zeit die letzten Monate nehmen, aber ich werde sehr bald als ordentliches Mitlgied nachrücken, und dann möchte ich natürlich mehr Aufgaben übernehmen, so dass mir auch die Zeit fehlen wird.


    wichtig nur, dass er eindeutig ist.

    Super, danke! Dann zerbreche ich mir nicht mehr den Kopf ;)


    Kollegen die nicht anwesend sind, werden (wenn ihr Name im Protokoll gebraucht wird) mit Vor- und Zunamen

    OK danke!


    wenn der Antrag so lautet und lang ist, dann muss er auch so lang protokolliert werden

    Alles klar!


    aber rein der Lesbarkeit wegen, bemühe ich mich schon um grammatikalisch möglichst fehlerfreies Deutsch.

    Ja, leider fällt das mir manchmal schwer, weil Deutsch nicht meine Muttersprache ist...


    Zu 5) Wenn es denn schon einen konkreten Beschluss gibt ja, sonst nein.

    OK danke!


    müsste es streng chronologisch geführt werden.

    OK, das habe ich vermutet aber dann doch nach den Tagesordnungspunkten geordnet...


    Solange ihr wisst, wer oder was gemeint ist, reicht das völlig.

    Das macht das Protokollieren einfacher, super :thumbup:


    warum sollte das für Protokolle nicht gelten?

    Gut zu wissen!! Benötigen wir dazu eine extra Regelungsabrede o.ä. :?::?:


    Habt ihr also die Möglichkeit der verschlüsselten Kommunikation, dann könntet ihr auch die Protokolle verschicken. Andernfalls haben Protokolle in der digitalen Kommunikation nichts verloren. Gleichwohl ist mit einem "Herausgeben der Protokolle aus dem eigenen Verantwortungsbereich" immer auch das Risiko des Missbrauchs verbunden.

    Im Prinzip können wir die Verschlüsselung gewährleisten. Allerdings könnte es passieren, dass ich vergesse oder jemand anders vergisst die entsprechenden E-Mails zu verschlüsseln. Es ist wahr, dass die Wahrscheinlichkeit hoch ist, dass digitales Protokoll die Betriebsratssphäre verlässt, ob versehentlich oder doch bewusst. Dann relativiert sich das Nutzen schon wesentlich. Vielen Dank für den Hinweis :thumbup:


    Vielen Dank und viele Morgengrüße,


    Mo-WA

  • Ja, leider fällt das mir manchmal schwer, weil Deutsch nicht meine Muttersprache ist...

    Ich weiß zwar nicht, welche deine Muttersprache ist, aber dass es Deutsch nicht ist, ist mir nicht aufgefallen. Und gerade bei solchen Dingen wie der indirekten Sprache machen auch Muttersprachler Fehler. Also mach dir deswegen keinen Kopf... ;)


    Freut mich, wenn ich helfen konnte.

    Wer fragt ist ein Narr - für fünf Minuten. Wer nicht fragt bleibt ein Narr - sein Leben lang!

  • So Allgemein:

    Wir benutzten eigentlich immer die gleiche Protokoll-Vorlage, welche sich chronologisch an der Tagesordnung orientiert.
    Diese wird von unserem Schriftführer vor der Sitzung bereits mit den bekannten Inhalten aktualisiert (Datums-Angaben, Beschlüsse, …) und dann direkt in der Sitzung am Laptop vervollständigt (Abstimmungsergebnisse) und ergänzt.

    Diskussionsinhalte werden gar nicht oder nur sehr oberflächlich festgehalten.

    Somit ergibt sich (natürlich je nach Umfang der TOP) eine Vorbereitungszeit von 1-2 Stunden und eine relativ kurze Nachbereitungszeit von ca. 30min. (Korrekturlesen)

    Tue es oder tue es nicht. Es gibt kein Versuchen. [YODA] - BRV, 9er Gremium, kein Tarif, GBRM

  • Moritz hat ja schon ganz wunderbar geantwortet, ich habe nur ein paar kleine Ergänzungen aus der Sicht eines ehemaligen BRV.


    Allgemein: Rechtlich betrachtet müssen nur die Beschlussanträge im Wortlaut und die Abstimmungsergebnisse enthalten sein. Als "Service" für abwesende BRM, die etwas nachlesen wollten, für NachrückerInnen, die sich auf eine Sitzung vorbereiteten, aber auch für mich als BRV, wenn ich eine Erinnerungsstütze über Duskussionsverläufe brauchte, war mir das zu wenig. Wortprotokolle allerdings halte ich für überflüssig, m.E. ist damit das Nennen von Namen der DiskutantInnen hinfällig; in "meinem" Protokoll wurden nur die groben inhaltlichen Linien der Diskussion geschildert.


    Zu 5.: Nein. Muss nicht, kann sogar gar nicht. Der TOP muss klar benannt werden. Der Beschluss kann ja vorab nicht bekannt sein, ein möglicher Antrag kann in der Diskussion ja verändert oder gar ein Gegenantrag gestellt werden.


    Zu 6.: Nach TOPs. Sonst verlieren Schreibende und Lesende die Übersicht.


    Zu 8.: Protokolle müssen nicht genehmigt, sondern nur von BRV und SchriftführerIn unterzeichnet werden. Die BRM können dann dazu Erklärungen abgeben.

  • Weil es hier gerade um Betriebsratssitzungsprotokolle geht.


    Frau Huber verlässt die Betriebsratssitzung sagen wir mal 1 Stunde vor ihrem regulären Ende.

    Frau Huber ist ordentliches Betriebsratsmitglied.

    Frau Huber und der BRV unterzeichnet das Protokoll der Sitzung, aus der sie 1 Stunde früher gegangen war.


    Korrekt oder ein Formfehler?

  • Hallo,


    ich würde mich hier gerne mit einer (blöden?) Frage dranhängen.


    Ich habe mich mal mit den Angeboten zu Seminaren für Protokollführer beschäftigt.

    Diverse Anbieter geben u.a. als Inhalt des Seminars an:


    Zeit und Ort von Betriebsratssitzungen

    Die korrekte Einladung zur BR-Sitzung

    Wann liegt eine Verhinderung vor?

    Rechtzeitige Ladung der Ersatzmitglieder

    Was muss auf die Tagesordnung?

    Die o.g. Punkte fallen doch aber i.d.R., zumindest in kleinen Gremien, in den Aufgabenbereich des BRV, oder?

    Die Frage ist nicht "WARUM" - Die Frage ist "WARUM NICHT"

  • Ich halte das für einen Formfehler. Irgendwer muss ja das Protokoll nach Frau Huber weitergeführt haben. Im einfachsten Fall sollte also das Protokoll von BRV, Frau Huber und Herrn Mustermann unterschrieben werden - jeder für seinen Teil der Protokollführung.

  • Ja Tobias sehe ich genauso.


    Hatte aber vergessen zu schreiben, dass Frau Huber nicht die Protokollführung inne hatte, sondern ein anderes Mitglied aus dem Gremium.


    Nach m.M. dürfte auch das vorzeitig BR-Mitglied, welches die BR-Sitzung vorzeitig verlassen hatte, das Protokoll nicht gesamt unterzeichnen, sondern maximal nur bis zu dem Teil, bei dem es anwesend war. Denn protokolliert wurde es, dass dieses BR-Mitglied die Sitzung zum Zeitpunkt xxx verlassen hatte.

  • Technisch ist das vermutlich legal, weil nur vorgeschrieben ist, dass der/die BRV und ein weiteres Mitglied des BR das Protokoll unterschreiben.

    In der Praxis wird das natürlich eine mögliche Beweislast schmälern, wenn ein unterzeichnendes Mitglied einen Teil unterschreibt, den es nicht miterlebt hat. Solche "Fahrlässigkeiten" untergraben im Zweifel aure Glaubwürdigkeit vor Gericht.

    Bei uns unterschreiben BRV und Schriftführer (bei Bedarf alle!).

  • wenn du dich schulen lassen würdest, dann wüsstes du auch, warum das alles auch fürs Protokoll wichtig ist ;)

  • In der Praxis wird das natürlich eine mögliche Beweislast schmälern, wenn ein unterzeichnendes Mitglied einen Teil unterschreibt, den es nicht miterlebt hat.

    Das denke ich tatsächlich nicht. Solange es eine ordentliche Anwesenheitsliste gibt, gibt es genügend Zeugen. Und da das Gesetz ja auch nur die Beschlüsse im Wortlaut und das Abstimmungsergebnis fordert, kann es also ohne weiteres passieren, dass in der letzten Stunde einer Sitzung keine Beschlüsse mehr gefasst werden (weil z.B. der TOP Verschiedenes mit diversem Kleinkram und Grundsatzdiskussionen gefüllt war)


    Solange die unterschreibenden Kollegen beide auch auf der Anwesenheitsliste auftauchen, denke ich, können sie auch beide unterschreiben. Ich persönlich würde es auch immer von jemandem unterschreiben lassen, der an der ganzen Sitzung teilgenommen hat, sehe aber tatsächlich keinen (juristischen) Nachteil es anders zu handhaben.

    Die o.g. Punkte fallen doch aber i.d.R., zumindest in kleinen Gremien, in den Aufgabenbereich des BRV, oder?

    Nicht nur in kleinen Gremien. Aber wenn ich als Schriftführer die Richtigkeit meiner Protokolle per Unterschrift bestätigen soll, dann möchte ich auch wissen, wie die genau auszusehen haben, damit ich nicht irgendwelchen fremdverschuldeten Blödsinn bezeuge. ;) (Sehr plakativ, aber so wird es hoffentlich verständlich.)

    Wer fragt ist ein Narr - für fünf Minuten. Wer nicht fragt bleibt ein Narr - sein Leben lang!

  • Hallo zusammen,


    vielen Dank esci und Fried für Eure Beiträge!

    Wir benutzten eigentlich immer die gleiche Protokoll-Vorlage

    Das liest sich gut. Wir benutzen auch eine Vorlage, ich sollte mir nur stärker daran orientieren.


    in "meinem" Protokoll wurden nur die groben inhaltlichen Linien der Diskussion geschildert.

    Das sollte ich auch tun, vor allem bei den Beschlüssen...


    Zu 5.: Nein. Muss nicht, kann sogar gar nicht. Der TOP muss klar benannt werden. Der Beschluss kann ja vorab nicht bekannt sein, ein möglicher Antrag kann in der Diskussion ja verändert oder gar ein Gegenantrag gestellt werden.


    Zu 6.: Nach TOPs. Sonst verlieren Schreibende und Lesende die Übersicht.


    Zu 8.: Protokolle müssen nicht genehmigt, sondern nur von BRV und SchriftführerIn unterzeichnet werden. Die BRM können dann dazu Erklärungen abgeben.

    OK danke schön!


    Im August kann ich an einigen Seminaren teilnehmen, u.a. zum Thema Protokollführung. Ich freue mich schon darauf.


    Liebe Grüße,


    Mo-WA